Często przez natłok obowiązków, przedstawiciel przedsiębiorstwa nie jest w stanie osobiście załatwić części spraw pod kątem wymogów formalnych. Przysługuje mu prawo, aby udzielić pełnomocnictwa osobie trzeciej, działającej w jego imieniu. Celem uzyskania umocowania prawnego jest formalne udzielenie pełnomocnictwa. Dokument ten jest również udzielany w ramach obsługi systemu BDO. Zatem, jeżeli użytkownikiem głównym nie jest osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą (właściciel) lub nie jest to osoba wskazana w KRS do reprezentowania spółki, tylko jest to osoba której nadano uprawnienia użytkownika głównego w systemie BDO, wówczas osoba taka musi posiadać pełnomocnictwo. W przypadku składania wniosku poprzez system BDO na podstawie udzielonego pełnomocnictwa, należy załączyć je do składanego wniosku. W pełnomocnictwie powinny znaleźć się informacje dotyczące danych mocodawcy, informacji o podmiocie, któremu pełnomocnictwo zostaje udzielone, zakresu pełnomocnictwa oraz ram czasowych obowiązywania dokumentu. Pełnomocnictwo obrazuje zakres działania podmiotu. Uprawnia do składania wniosków (rejestracyjnych, aktualizacyjnych, o wykreślenie) oraz sprawozdawczości. Dodatkowo pełnomocnik może pracować w zakresie ewidencji oraz wystawienia KPO. Wzór karty pełnomocnictwa (opracowany przez Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy)[1] znajduje się poniżej:

Przy wypełnianiu pełnomocnictwa można posłużyć się wzorem lub samodzielnie opracować dokument. Warto jednak pamiętać, że pełnomocnictwo musi uwzględniać wszystkie czynności, które dana osoba reprezentująca będzie wykonywała w zakresie działań w systemie BDO. Pełnomocnictwo z zakresu administracji publicznej podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł (zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. nr 225 poz. 1635)[2]. Opłatę skarbową uiszcza się na rachunek organu podatkowego właściwego ze względu na miejsce złożenia dokumentu, o którym mowa w art. 12 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. nr 225 poz. 1635)[3], zatem jest to Prezydent miasta na terenie którego mieści się siedziba Urzędu Marszałkowskiego, do którego podmiot składa wniosek. Obowiązek uiszczenia opłaty, spoczywa solidarnie na mocodawcy i pełnomocniku. Dodatkowo dokument ten powinien zostać poświadczony przez podpis zaufany lub opatrzony podpisem osobistym, zweryfikowanym za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Użytkownik główny musi posiadać pełnomocnictwa wyłącznie w przypadku wysyłania wniosków czy sprawozdań. Natomiast do codziennego działania w systemie BDO np. wystawiania KPO czy KEO nie ma obowiązku posiadania pełnomocnictwa. W przypadku dokonywania płatności poprzez system bankowości internetowej, należy wygenerować potwierdzenie i dołączyć do systemu w formacie PDF. Natomiast, jeżeli płatność odbyła się poprzez placówkę pocztową wystarczy skan druku uiszczenia opłaty.

[1] Wzór karty pełnomocnictwa (opracowany przez Instytut Ochrony Środowiska – Państwowy Instytut Badawczy)
https://rejestr-bdo.mos.gov.pl/files/pelnomocnictwo-wzor-BDO.pdf

[2] art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. nr 225 poz. 1635) brzmi: Opłacie skarbowej podlega również dokonanie czynności urzędowej, wydanie zaświadczenia oraz zezwolenia (pozwolenia) przez podmiot inny niż organ administracji rządowej i samorządowej, w związku z wykonywaniem zadań z zakresu administracji publicznej, a także złożenie w takim podmiocie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii.

[3] art. 12 ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2006 r. nr 225 poz. 1635) brzmi: od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii — organ podatkowy właściwy ze względu na miejsce złożenia dokumentu.