Gabinet lekarski – instrukcja składania sprawozdania w systemie BDO

Prowadzenie gabinetu lekarskiego wiąże się nie tylko z opieką nad pacjentami, ale także z obowiązkami prawnymi dotyczącymi gospodarki odpadami. W wielu placówkach medycznych powstają bowiem odpady inne niż komunalne, które wymagają odpowiedniego ewidencjonowania i sprawozdawczości w systemie BDO. W przypadku gabinetów lekarskich będą to przede wszystkim odpady z grupy 18 – czyli odpady medyczne i weterynaryjne – a dokładniej z podgrupy 18 01 obejmującej odpady z opieki okołoporodowej, diagnozowania, leczenia i profilaktyki medycznej. Najczęściej spotykanym kodem odpadu w takich placówkach jest 18 01 03* – obejmujący materiały zawierające żywe drobnoustroje chorobotwórcze lub ich toksyny oraz inne formy zdolne do przeniesienia materiału genetycznego, o których wiadomo lub co do których istnieją wiarygodne podstawy do sądzenia, że wywołują choroby u ludzi i zwierząt (np. zainfekowane pieluchomajtki, podpaski czy podkłady).

● Czym jest system BDO?
● Odpady medyczne
● Sprawozdanie roczne
● Tworzenie rocznego sprawozdania
● Podsumowanie

Czym jest system BDO?

System BDO to teleinformatyczna baza danych utworzona na podstawie ustawy o odpadach z 14 grudnia 2012 r. [1]. Jej celem jest gromadzenie i zarządzanie informacjami dotyczącymi odpadów powstających w wyniku wprowadzania na rynek m.in. opakowań, olejów smarowych, opon, pojazdów, zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego, baterii oraz akumulatorów. W systemie znajdują się także dane o poziomach odzysku i recyklingu, ilościach i rodzajach wytwarzanych odpadów, a także o składowiskach i instalacjach przeznaczonych do ich przetwarzania.

Rejestracja w BDO odbywa się poprzez złożenie odpowiedniego wniosku lub na podstawie decyzji Marszałka Województwa. Każdy zarejestrowany podmiot otrzymuje unikalny numer rejestrowy, a od 1 stycznia 2020 r. wszelkie wnioski przyjmowane są wyłącznie w formie elektronicznej, za pośrednictwem systemu BDO.

Odpady medyczne

Jak już wspomniano we wstępie odpady powstające w gabinecie lekarskim należą do podgrupy 18 01 [2]. Odpady jakie należą do tej podgrupy to:

• 18 01 01 – Narzędzia chirurgiczne i zabiegowe oraz ich resztki (z wyłączeniem 18 01 03*)
• 18 01 02* – Części ciała i organy oraz pojemniki na krew i konserwanty służące do jej przechowywania (z wyłączeniem 18 01 03*)
• 18 01 03* – Inne odpady, które zawierają żywe drobnoustroje chorobotwórcze lub ich toksyny oraz inne formy zdolne do przeniesienia materiału genetycznego, o których wiadomo lub co do których istnieją wiarygodne podstawy do sądzenia, że wywołują choroby u ludzi i zwierząt (np. zainfekowane pieluchomajtki, podpaski, podkłady),
• z wyłączeniem 18 01 80* i 18 01 82*
• 18 01 04 – Inne odpady niż wymienione w 18 01 03* (np. opatrunki z materiału lub gipsu, pościel, ubrania jednorazowe, pieluchy)
• 18 01 06* – Chemikalia, w tym odczynniki chemiczne, zawierające substancje niebezpieczne
• 18 01 07 – Chemikalia, w tym odczynniki chemiczne, inne niż wymienione w 18 01 06*
• 18 01 08* – Leki cytotoksyczne i cytostatyczne
• 18 01 09 – Leki inne niż wymienione w 18 01 08*
• 18 01 10* – Odpady amalgamatu dentystycznego
• 18 01 80* – Zużyte peloidy po zabiegach wykonywanych w ramach działalności leczniczej o właściwościach zakaźnych
• 18 01 81 – Zużyte peloidy po zabiegach wykonywanych w ramach działalności leczniczej, inne niż wymienione w 18 01 80*
• 18 01 82* – Pozostałości z żywienia pacjentów oddziałów zakaźnych

Sposób postępowania z odpadami medycznymi określa rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 5 października 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z odpadami medycznymi [3].

Sprawozdanie roczne

Każdy gabinet lekarski, szpital czy przychodnia będą wytwórcą odpadów, a więc mają obowiązek składania rocznego sprawozdania o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami. Takie sprawozdanie mają też obowiązek sporządzać podmioty uprawnione do prowadzenia uproszczonej ewidencji odpadów, do których mogą zaliczać się mniejsze placówki. Uproszczona ewidencja odpadów polega na prowadzeniu ewidencji wyłącznie za pomocą karty przekazania odpadów (KPO) bez karty ewidencji odpadów (KEO). Będą to np. podmioty wytwarzające odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg rocznie oraz podmioty wytwarzające odpady inne niż niebezpieczne niebędące odpadami komunalnymi w ilości do 5 ton rocznie.

Zgodnie z art.76 ust. 1 ustawy o odpadach [4], podmioty zobowiązane do składania rocznego sprawozdania powinny to sprawozdanie złożyć do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy. W przypadku trwałego zaprzestania wykonywania działalności przedsiębiorca sporządza i składa sprawozdanie w terminie 7 dni od dnia zaprzestania wykonywania tej działalności [5].

Tworzenie rocznego sprawozdania

Sposób logowania do systemu BDO różni się w zależności od rodzaju użytkownika. Osoba pełniąca rolę użytkownika głównego, która ma pełne uprawnienia w systemie, korzysta ze strony login.gov.pl. Natomiast użytkownik podrzędny loguje się bezpośrednio w BDO, podając swój login i hasło.

Po zalogowaniu widoczna jest lista podmiotów, w imieniu których można przygotować sprawozdanie. Jeśli dany użytkownik obsługuje kilka podmiotów, warto skorzystać z wyszukiwarki – wpisanie odpowiednich danych pozwala szybko znaleźć właściwy wpis. Po wybraniu odpowiedniego podmiotu należy kliknąć przycisk „Opcje”, a następnie „Wybierz”.

Kolejnym krokiem, po zalogowaniu i wskazaniu podmiotu, jest przejście z menu bocznego do zakładki „Sprawozdawczość o wytwarzanych odpadach i o gospodarowaniu odpadami”. Trzeba pamiętać, że użytkownik główny ma możliwość zarówno przygotowania, jak i wysłania sprawozdania, natomiast użytkownik podrzędny może je jedynie sporządzić. Na dole strony znajduje się lista dotychczasowych sprawozdań, a przycisk „Nowe sprawozdanie” pozwala rozpocząć wypełnianie nowego formularza.

Na początku należy wprowadzić podstawowe dane: okres sprawozdawczy, adresata oraz informacje kontaktowe podmiotu. Sprawozdania składa się co do zasady za rok poprzedni, jednak urząd marszałkowski ma prawo zażądać dokumentów obejmujących nawet pięć wcześniejszych lat.

Adresatem sprawozdania jest właściwy ze względu na miejsce działalności urząd marszałkowski. W sytuacji, gdy podmiot prowadzi działalność w kilku województwach, sprawozdanie należy złożyć do każdego urzędu oddzielnie. Każdy dokument powinien obejmować wszystkie miejsca działalności znajdujące się w danym województwie.

Do podstawowych danych wymaganych w formularzu należy też adres e-mail podmiotu. Numer telefonu można podać dobrowolnie. Po wypełnieniu wymaganych pól wystarczy kliknąć „Zapisz”.

Po zapisaniu formularza system przenosi użytkownika do kolejnej sekcji. W jej górnej części znajdują się dane podstawowe dotyczące sprawozdania, które można edytować za pomocą przycisku „Edycja”. Poniżej widoczne są działy I–XIII sprawozdania. W przypadku gabinetów lekarskich i podobnych podmiotów wytwarzających odpady konieczne jest wypełnienie działu I oraz XI. Aby uzupełnić dane w dziale I, należy kliknąć „Opcje”, a następnie „Dodaj”.

Wypełniając dział I w tabeli 1, najpierw należy dodać listę miejsc prowadzenia działalności, wybierając opcję „Dodaj miejsce prowadzenia działalności”.

Po kliknięciu w puste pole pojawi się wyszukiwarka umożliwiająca odnalezienie istniejącego miejsca działalności. Po wybraniu odpowiedniego wpisu system automatycznie uzupełni jego nazwę, numer i adres. Pola dotyczące daty rozpoczęcia działalności w zakresie gospodarki odpadami oraz kodu PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) nie są obowiązkowe – można je pozostawić puste, jeśli nie mają zastosowania.

Ostatnim krokiem w dziale I, który trzeba powtórzyć dla każdego miejsca prowadzenia działalności, jest wskazanie sposobu gospodarowania odpadami. Do wyboru jest kilka opcji, ale w przypadku gabinetów lekarskich i podobnych podmiotów właściwe będzie jedynie „Wytwarzanie”. Po uzupełnieniu wymaganych danych należy kliknąć „Zapisz”.

Po zapisaniu informacji system umożliwia dodanie instalacji związanych z daną lokalizacją. Jeśli instalacje nie występują, etap ten można pominąć. W przeciwnym wypadku należy wybrać „Opcje”, następnie „Instalacje” i uzupełnić nazwę oraz współrzędne geograficzne instalacji. W praktyce jednak gabinety lekarskie nie będą posiadały takich instalacji.

Za pomocą przycisku „Cofnij” można wrócić do listy działów i przejść do kolejnego – działu XI „Informacja o wytworzonych odpadach”. Aby go uzupełnić, wybieramy „Opcje”, a następnie „Dodaj”.

Po otwarciu formularza w pierwszej kolejności wybieramy „Dodaj miejsce”.

Kliknięcie pustego pola uruchamia wyszukiwarkę, w której odnajdujemy właściwe miejsce prowadzenia działalności. Dane placówki zostaną pobrane automatycznie, a po uzupełnieniu brakujących pól klikamy „Zapisz”.

Po zapisaniu można przejść do dodawania informacji o wytworzonych odpadach. W tym celu wybieramy „Opcje”, gdzie dostępne są np. „Edytuj”, „Usuń”, „Odpady wytworzone w instalacji” i „Odpady wytworzone poza instalacją”.

W gabinetach lekarskich należy wybrać drugą z tych opcji. W kolejnym kroku system pyta, czy odpady powstały poza instalacją – zaznaczamy „Tak”, a następnie korzystając z przycisku „Dodaj kod i rodzaj odpadu”, uzupełniamy szczegóły.

Należy wskazać „Kod i rodzaj odpadu”, wybierając go z listy. Pola „Kod ex” oraz „Zmiana statusu odpadów niebezpiecznych na odpady inne niż niebezpieczne” są opcjonalne i wymagają wypełnienia jedynie wtedy, gdy dotyczą konkretnego odpadu. W dalszej części określamy strumień odpadów oraz masę wytworzonych odpadów w tonach. Pole „Sucha masa odpadów” również nie jest obowiązkowe. Po wpisaniu danych wybieramy „Zapisz”.

Wprowadzone informacje o wytworzonych odpadach pojawią się na liście. Procedura dodawania odpadów powstałych w instalacji przebiega w analogiczny sposób.

Na dole strony głównej sprawozdania, w której widoczne są wszystkie działy, znajduje się sekcja umożliwiająca dodanie dokumentów takich jak pełnomocnictwa czy inne załączniki. Dokumenty te dodaje się poprzez „Opcje” → „Dodaj”.

Jeśli wymagane jest pełnomocnictwo, należy zaznaczyć „Tak” przy stosownym polu, dodać plik, wysłać go i poczekać na zakończenie przesyłania. Następnie można wrócić do formularza sprawozdania.

Aby zakończyć proces, wybieramy „Złóż sprawozdanie”. System poprosi o potwierdzenie tej decyzji.

W przypadku pomyłki istnieje możliwość utworzenia korekty sprawozdania.

Podsumowanie

Każdy gabinet lekarski wytwarzający odpady inne niż komunalne ma obowiązek składania sprawozdań o wytwarzanych odpadach za pośrednictwem systemu BDO. Proces logowania, wyboru podmiotu, uzupełniania działów oraz dodawania wymaganych dokumentów wymaga przejścia kilku kroków, ale przy odrobinie praktyki staje się prosty i powtarzalny. Prawidłowo wypełnione sprawozdanie pozwala nie tylko spełnić wymagania prawne, ale także uporządkować kwestie gospodarki odpadami w placówce medycznej.

Pytanie? Konkretna odpowiedź!

Czy gabinet psychiatryczny ma obowiązek wpisu do rejestru BDO?

Gabinet psychiatryczny, w którym działalność ogranicza się wyłącznie do prowadzenia rozmów i wywiadów lekarskich, nie ma obowiązku wpisu do rejestru BDO. Wynika to z tego, że w takiej działalności nie powstają odpady medyczne ani inne odpady podlegające ewidencji, a jedynie odpady komunalne, które są wyłączone z obowiązku raportowania w systemie. Dopiero w sytuacji, gdy w gabinecie psychiatrycznym pojawiłyby się odpady inne niż komunalne, na przykład przeterminowane leki czy jakiekolwiek odpady medyczne lub niebezpieczne, konieczne byłoby dokonanie wpisu do BDO i prowadzenie stosownej ewidencji.

O wystawieniu KPO i KEO dla odpadów medycznych możesz przeczytać tutaj – https://przemyslisrodowisko.pl/poradnik-bdo-kpo-i-keo-w-branzy-medycznej