Wnioski składane poprzez system BDO – co musisz wiedzieć o wniosku aktualizacyjnym?

BDO (Baza danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami) stanowi system informatyczny, tworzony na podstawie przepisów prawa, gdzie wszelkie czynności związane z rejestracją, ewidencją odpadów oraz sprawozdawczością odbywają się drogą elektroniczną. System BDO funkcjonuje w przestrzeni prawnej od 2018 roku. Integralną częścią systemu jest rejestr podmiotów, który ma na celu uporządkowanie systemu gospodarowania odpadami w Polsce. Każdy podmiot wpisany do systemu BDO, który zamierza dokonać aktualizacji uprzednio wprowadzonych danych, powinien złożyć wniosek aktualizacyjny. Poniższy artykuł zawiera instrukcję sporządzenia wniosku aktualizacyjnego.

Wniosek aktualizacyjny w systemie BDO

Wszystkie wnioski, zarówno rejestracyjny, aktualizacyjny oraz wniosek o wykreślenie, należy składać do Urzędu Marszałkowskiego za pośrednictwem systemu BDO.

Aktualizacja wpisu do rejestru BDO

Aktualizacja danych jest wymagana w przypadku:

• rozpoczęcia nowej działalności wymagającej wpisu do rejestru, np. wprowadzanie baterii na rynek krajowy;
• zmiany organizacji odzysku lub tzw. porozumienia (baterii i akumulatorów, sprzętu elektrycznego i elektronicznego, produktów w opakowaniach, olejów, opon itp.);
• wytworzenia nowego rodzaju odpadu;
• transportu nowych rodzajów odpadów;
• zmiany danych teleadresowych firmy;
• nowego miejsca prowadzenia działalności.

Wniosek aktualizacyjny należy złożyć w terminie 30 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana. Błędnie wprowadzone dane do BDO należy jak najszybciej zaktualizować i poprawić poprzez wniosek aktualizacyjny. Bowiem, za błędy w sprawozdawczości odpowiada podmiot.

Wnioski w systemie BDO

Każdy podmiot zarejestrowany w systemie BDO, zobowiązany jest do ustanowienia użytkownika upoważnionego do dostępu do informacji zawartych w systemie oraz dokonywania czynności w zakresie gospodarowania odpadami. Podmiot logujący się do systemu BDO, bądź wypełniający wniosek rejestracyjny, staje się użytkownikiem głównym. Po dokonaniu rejestracji, użytkownik główny otrzymuje dostęp do wszystkich modułów w systemie BDO, zatem otrzymuje uprawienia do edycji czy zmiany danych. Dodatkowo użytkownik główny ma możliwość przypisania uprawnień użytkownikowi podrzędnemu w ramach sporządzania kart przekazania odpadów bądź ewidencji odpadów. Wnioski w systemie BDO może składać wyłącznie osoba, posiadająca uprawnienia użytkownika głównego. Po zalogowaniu do systemu BDO moduł elektronicznych wniosków dostępny jest z poziomu bocznego menu.

W module wnioski znajdują się dwie zakładki – wnioski robocze oraz wnioski złożone.

W zakładce wnioski robocze zapisywane są wnioski, które użytkownik utworzył, zapisał, ale jeszcze nie wysłał do Urzędu Marszałkowskiego w celu weryfikacji. Wnioski w tej zakładce można edytować do momentu wysłania. Druga zakładka odnosi się do wniosków złożonych. Znajdują się w niej dwa rodzaje wniosków – wnioski wysłane do Urzędu Marszałkowskiego (nie ma możliwości edycji lub usunięcia takiego wniosku) oraz wnioski zwrócone przez Urząd Marszałkowski w celu wprowadzenia korekty. Wnioski poddane korekcie wracają do zakładki wnioski robocze z adnotacją „Korekta”. Urząd Marszałkowski odsyła złożony wniosek do korekty w celu uzupełnienia braków formalnych, natomiast podmiot ma 7 dni na dokonanie korekty, od momentu odebrania powiadomienia o decyzji. Zakres danych, które wymagają korekty jest szczegółowo określony w informacji od Urzędu Marszałkowskiego.

Proces składania wniosku aktualizacyjnego

Proces składania wniosku aktualizacyjnego składa się z kilku etapów, uczestniczą w nim dwa podmioty. Mianowice podmiot przekazujący odpady (wypełniający wniosek aktualizacyjny) oraz Urząd Marszałkowski, stanowiący podmiot wykonawczy w procesie aktualizacji informacji
w systemie BDO. Poniższy schemat przedstawia przebieg  procesu składania wniosku aktualizacyjnego.

W celu ułatwienia kontaktu podmiotu z Urzędem Marszałkowskim, poniżej prezentujemy zestawienie placówek Urzędów Marszałkowskich, numer konta bankowego oraz adres strony internetowej.

Co oznacza miejsce aktywne i nieaktywne?

W rejestrze BDO znajdują się dwie zakładki dotyczące miejsca prowadzenia działalności „aktywne” i „nieaktywne”. Miejsca prowadzenia działalności w zakładce „aktywne” dotyczą wszystkich miejsc, w których są prowadzone czynności związane z ewidencją odpadów. Zakładka „nieaktywne” dotyczy wszystkich miejsc prowadzenia działalności, które zostały dezaktywowane (prowadzenie działalności w tych miejscach zostało zakończone). Należy pamiętać, że nieaktywne miejsca prowadzenia działalności należy uwzględnić w sprawozdaniu rocznym.

Dodanie miejsca prowadzenia działalności powinno odbyć się przed wypełnieniem formularza wniosku aktualizacyjnego.

Utworzenie wniosku aktualizacyjnego

Aby utworzyć nowy wniosek aktualizacyjny należy posłużyć się przyciskiem „Nowy wniosek”. Istnieje możliwość wyboru rodzaju wniosku, który podmiot zamierza wygenerować. Dotyczy to wniosku rejestracyjnego, aktualizacyjnego oraz wniosku o wykreślenie. W kolejnym etapie należy wybrać firmę w ramach, której sporządzony zostanie wniosek aktualizacyjny.

System wyświetli formularz wniosku aktualizacyjnego, w którym do edycji są następujące informacje:

1. dane identyfikacyjne podmiotu składającego wniosek – wyłącznie nazwa lub imię i nazwisko. Aktualizacja sekcji „dane identyfikacyjne podmiotu składającego wniosek” jest możliwa wyłącznie w zakresie nazwy lub imienia i nazwiska. Nie ma możliwości zmiany numeru NIP/NIP europejskiego oraz numeru PESEL.

2. adres miejsca zamieszkania lub siedziby. Jeżeli podmiot zmienił lokalizację siedziby można dokonać aktualizacji danych identyfikacyjnych siedziby poprzez zaznaczenie pola „zmiana siedziby podmiotu”. Następnie system wyświetli dodatkową sekcję „dane identyfikacyjne nowej siedziby”, w której należy wprowadzić: nazwę miejsca prowadzenia działalności oraz adres miejsca prowadzenia działalności.

Jeżeli podmiot zmienił adres do korespondencji można dokonać aktualizacji adresu poprzez zaznaczenie pola „inny adres do korespondencji niż adres miejsca zamieszkania lub siedziby”.

3. osoba wypełniająca wniosek – osoba, która uzyska uprawnienia głównego użytkownika do konta podmiotu BDO,  zawiera do uzupełnienia: imię i nazwisko, numer telefonu, fax, adres e-mail do korespondencji drogą elektroniczną.

Za pośrednictwem wniosku aktualizacyjnego można dokonać dezaktywacji danego miejsca prowadzenia działalności. Nie świadczy to jednak o braku konieczności sporządzenia sprawozdawczości. Dezaktywacji nie można dokonać na podstawie miejsca prowadzenia działalności, które jest siedzibą firmy.

Na wniosku aktualizacyjnym w kontekście miejsca prowadzenia działalności można dodać, usunąć lub zaktualizować informacje o posiadanych decyzjach związanych z gospodarką odpadami.

Dodatkowo w kontekście każdego miejsca prowadzenia działalności można dokonać aktualizacji wprowadzonych tabel poprzez edycję lub usunięcie tabeli, a także dodanie nowej tabeli. 

Pod tabelami do wniosku aktualizacyjnego znajduje się lista dokumentów, które można dołączyć do wniosku.

Ostatnim krokiem jest wypełnienie oświadczenia oraz załączenia dowodu uiszczenia opłaty rejestracyjnej (w przypadku załączenia pełnomocnictwa).

Wypełnienie wniosku aktualizacyjnego nie wiąże się z koniecznością uiszczenia opłaty. Jeżeli w systemie istnieje niewysłany wniosek aktualizacyjny lub istnieje nierozpatrzony wniosek aktualizacyjny przez Urząd Marszałkowski, to nie ma możliwości wygenerowania nowego wniosku aktualizacyjnego. Dodatkowo, jeżeli w systemie istnieje złożony wniosek o wykreślenie (rozpatrzony lub nierozpatrzony przez Urząd Marszałkowski), wówczas nie ma możliwości wygenerowania nowego wniosku aktualizacyjnego. Podmiot może złożyć tylko jeden wniosek aktualizacyjny, który jest w obiegu. Kolejny wniosek można złożyć po rozpatrzeniu go przez Urząd Marszałkowski. Natomiast jednym wnioskiem aktualizacyjnym można zaktualizować informacje dotyczące wszystkich miejsc prowadzenia działalności danego podmiotu. Należy pamiętać, że wszystkie dane, które uległy zmianie, powinno się objąć systemową aktualizacją (w okresie 30 dni od jej zaistnienia), bowiem niedostosowanie się do powyższych zaleceń może skutkować błędami w sprawozdawczości, a nawet karami nałożonymi przez organy kontrolujące.