15 pytań o DIWASS, na które musisz znać odpowiedź

DIWASS to nie tylko nowy system informatyczny, ale element szerszej zmiany w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. Od 21 maja 2026 r. obowiązują przepisy rozporządzenia (UE) 2024/1157, a wraz z nimi obowiązkowe elektroniczne przekazywanie informacji i dokumentów przez system DIWASS. Dla wielu firm będzie to nie tylko zmiana techniczna, ale też konieczność uporządkowania ról, odpowiedzialności, dokumentacji i współpracy pomiędzy wszystkimi uczestnikami przemieszczenia.

● 1. Czy DIWASS obejmie również transporty realizowane na podstawie Aneksu VII?
● 2. Czy w DIWASS można ręcznie wpisać dane uczestników przemieszczenia?
● 3. Czy brak rejestracji w DIWASS może wpłynąć na ocenę legalności przewozu?
● 4. Czy podczas kontroli brak DIWASS może skutkować zatrzymaniem transportu?
● 5. Czy brak rejestracji jednego uczestnika przewozu może obciążyć także innych?
● 6. Jakie dane identyfikacyjne są potrzebne w DIWASS?
● 7. Co można zrobić w DIWASS z perspektywy przedsiębiorcy?
● 8. W jaki sposób obliczyć terminy dzienne zgodnie z rozporządzeniem UE 2024/1157? Co uznaje się za „dzień roboczy” i jakie święta są uwzględniane?
● 9. Od kiedy obowiązuje obowiązek audytu instalacji przy wywozie odpadów z zielonej listy do państw trzecich?
● 10. Jakie są zmiany dla przemieszczeń odpadów z zielonej listy?
● 11. Czy już zgłoszone transporty można anulować?
● 12. Co z notyfikacjami, które nie zostaną potwierdzone przed 21 maja 2026 r.?
● 13. Czy DIWASS zastąpi inne obowiązki środowiskowe i administracyjne?
● 14. Czy brak konta w DIWASS może zaszkodzić relacjom z kontrahentami?
● 15. Kiedy zostaną określone instrukcje dotyczące sposobu wypełniania dokumentu z załącznika VII?
● Podsumowanie

1. Czy DIWASS obejmie również transporty realizowane na podstawie Aneksu VII?

Tak. Zgodnie z art. 18 oraz art. 27 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1157 DIWASS obejmie także przemieszczenia realizowane w procedurze informowania, a więc również transporty prowadzone na podstawie formularza z Aneksu VII.

W praktyce to bardzo istotna zmiana dla podmiotów, które do tej pory działały głównie na zielonej liście, z prostszą i mniej sformalizowaną dokumentacją. Nowy model także i te transporty obejmuje elektronicznym obiegiem informacji i wymogiem prawidłowego działania w systemie.

2. Czy w DIWASS można ręcznie wpisać dane uczestników przemieszczenia?

Nie. Podczas wypełniania dokumentu zgłoszenia, dokumentu przesyłania lub formularza z załącznika VII system nie pozwala na ręczne wpisywanie danych podmiotów uczestniczących w przemieszczeniu. Dane te można wprowadzać wyłącznie przez wybór z listy rozwijanej.

W praktyce oznacza to, że aby dany podmiot mógł zostać wskazany w dokumentach obsługiwanych w DIWASS, musi wcześniej zostać zarejestrowany w systemie. Bez wcześniejszej rejestracji nie będzie możliwe prawidłowe przygotowanie dokumentacji związanej z przemieszczeniem.

3. Czy brak rejestracji w DIWASS może wpłynąć na ocenę legalności przewozu?

Tak. To jedno z najpoważniejszych ryzyk związanych z nowym systemem. Jeżeli uczestnik przemieszczenia nie będzie prawidłowo widoczny w DIWASS, może to rodzić bardzo poważne wątpliwości co do legalności całej operacji.

W praktyce problem nie sprowadza się tylko do „braku technicznego dostępu”. W obszarze transgranicznego przemieszczania odpadów błędy formalne mogą mieć daleko idące skutki. Nielegalne przemieszczanie odpadów ma w wielu przypadkach charakter formalny, czyli do zakwestionowania legalności może dojść nawet wtedy, gdy sam transport fizycznie został zrealizowany.

4. Czy podczas kontroli brak DIWASS może skutkować zatrzymaniem transportu?

Takie ryzyko zdecydowanie trzeba brać pod uwagę. Jeżeli dane uczestnika, transportu albo potwierdzeń nie będą dostępne w systemie albo będą nieprawidłowe, może to prowadzić do wyjaśnień, opóźnień, a nawet podważenia poprawności przewozu.

W praktyce oznacza to, że DIWASS będzie miał znaczenie nie tylko „biurowe”, ale również operacyjne. Błędy w systemie mogą przełożyć się na realne zakłócenia transportu, a więc na przestoje, straty organizacyjne i napięcia w relacjach z kontrahentami.

5. Czy brak rejestracji jednego uczestnika przewozu może obciążyć także innych?

Tak. Z logiki działania DIWASS wynika, że legalność przewozu jest oceniana przez pryzmat udziału wszystkich uczestników operacji. To oznacza, że problemy jednego podmiotu mogą wpływać również na sytuację pozostałych.

W praktyce przewoźnik, nadawca, odbiorca albo pośrednik mogą się znaleźć w trudnej sytuacji nie z powodu własnych zaniedbań, lecz dlatego, że inny uczestnik przewozu nie dopełnił obowiązków związanych z DIWASS. To jedno z najpoważniejszych ryzyk organizacyjnych.

6. Jakie dane identyfikacyjne są potrzebne w DIWASS?

Głównym numerem identyfikacyjnym podmiotu w DIWASS jest co do zasady numer EORI. Jeżeli podmiot nie posiada numeru EORI i nie jest zobowiązany do jego posiadania, w przypadku polskich podmiotów jako główny identyfikator wskazuje się NIP, a w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej – PESEL. Niezależnie od posiadania numeru EORI polskie podmioty powinny dodatkowo podać NIP albo PESEL, a podmioty prowadzące działalność gospodarczą również REGON oraz numer rejestrowy BDO.

W praktyce oznacza to, że przygotowanie do rejestracji w DIWASS nie powinno ograniczać się wyłącznie do założenia dostępu do systemu. Warto wcześniej sprawdzić, jakimi numerami identyfikacyjnymi i rejestrowymi dysponuje podmiot, ponieważ będą one istotne przy jego prawidłowej identyfikacji w systemie.

7. Co można zrobić w DIWASS z perspektywy przedsiębiorcy?

Z perspektywy użytkownika biznesowego DIWASS ma służyć nie tylko do składania notyfikacji, ale również do odbierania decyzji i zgód organów, raportowania realizowanych przewozów w ramach notyfikacji oraz obsługi przesyłek w reżimie informacyjnym, w tym elektronicznego Aneksu VII, zgodnie z art. 16, art. 18 oraz art. 27 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1157.

W praktyce oznacza to, że DIWASS to system obejmujący kilka etapów sprawy, a nie tylko pojedynczy formularz. Dla przedsiębiorców to konieczność przygotowania się do pracy w środowisku, które będzie obsługiwało zarówno składanie dokumentów, jak i dalszy obieg informacji oraz decyzji.

8. W jaki sposób obliczyć terminy dzienne zgodnie z rozporządzeniem UE 2024/1157? Co uznaje się za „dzień roboczy” i jakie święta są uwzględniane?

To, co uznaje się za „dzień roboczy”, zostało zdefiniowane w art. 2 ust. 2 pkt 16 rozporządzenia wykonawczego (UE) 2025/1290. Z kolei terminy liczone w dniach roboczych wynikają m.in. z art. 16 ust. 5 oraz art. 18 ust. 5 rozporządzenia (UE) 2024/1157.

Zgodnie z tą definicją dniem roboczym jest każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem następujących świąt: 1 stycznia, 1 maja, 15 sierpnia, 1 listopada, 25 i 26 grudnia. Ponadto krajowe święta państwowe nie są uwzględniane przy obliczaniu terminów.

W praktyce oznacza to, że przy liczeniu terminów w DIWASS nie można automatycznie opierać się na polskim kalendarzu dni wolnych od pracy. Przykładowo, jeżeli przemieszczenie odpadów z zielonej listy jest planowane na wtorek, zgłoszenie musi nastąpić najpóźniej w poprzedni piątek. Jeżeli transport planowany jest na czwartek, zgłoszenie musi nastąpić najpóźniej we wtorek. Z kolei jeżeli odpady dotrą do instalacji we wtorek, zgłoszenie ich przyjęcia w ramach notyfikacji musi nastąpić najpóźniej w czwartek.

9. Od kiedy obowiązuje obowiązek audytu instalacji przy wywozie odpadów z zielonej listy do państw trzecich?

Zgodnie z art. 86 ust. 3 lit. b w związku z art. 46 i 47 rozporządzenia (UE) 2024/1157 obowiązek audytu instalacji przy eksporcie do państw trzecich obowiązuje od 21 maja 2027 r. Od tego dnia wnioski notyfikacyjne muszą zawierać ewentualnie wymagane dowody dotyczące audytów instalacji.

W praktyce oznacza to, że obowiązek ten nie zaczyna obowiązywać równolegle z samym startem DIWASS. Daje to przedsiębiorcom dodatkowy czas na przeanalizowanie, czy ich działalność obejmuje przypadki wymagające audytu, oraz jak przygotować się do spełnienia tego wymogu przy eksporcie do państw trzecich.

10. Jakie są zmiany dla przemieszczeń odpadów z zielonej listy?

Zgodnie z art. 18 oraz art. 27 ust. 1 lit. b rozporządzenia (UE) 2024/1157 nowością przy przemieszczeniach odpadów z zielonej listy jest obowiązek zgłaszania tych przemieszczeń przez system elektroniczny. Nowością jest także obowiązek potwierdzania odzysku odpadu, podczas gdy dotychczas potwierdzano przyjęcie odpadu do instalacji.

Dodatkowo pojawi się obowiązek przedłożenia informacji o końcowym odzysku, w przypadku gdy odpad będzie przewożony do wstępnego odzysku. Informacje o przemieszczaniu będzie wprowadzać do systemu elektronicznego osoba, która organizuje przemieszczanie oraz instalacja.

11. Czy już zgłoszone transporty można anulować?

Tak. Zgodnie z art. 17 ust. 9 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2025/1290, jeżeli dokument przesyłania zostanie anulowany i transport objęty tym dokumentem nie dojdzie do skutku, taki anulowany dokument nie jest liczony w systemie do liczby dokumentów przesyłania możliwych do wygenerowania w ramach danej notyfikacji.

W praktyce oznacza to, że anulowanie transportu nie powoduje „zużycia” jednego z przewidzianych dokumentów przesyłania. Trzeba jednak pamiętać, że numer anulowanego dokumentu przesyłania nie może zostać użyty ponownie.

12. Co z notyfikacjami, które nie zostaną potwierdzone przed 21 maja 2026 r.?

Jeżeli zgłoszenie nie zostało potwierdzone do 21 maja 2026 r., ma zostać umorzone, a całą procedurę trzeba będzie rozpocząć od nowa już w systemie DIWASS.

W praktyce oznacza to bardzo istotne ryzyko dla podmiotów, które zwlekały z rozpoczęciem albo uzupełnianiem spraw prowadzonych według wcześniejszych zasad. W niektórych przypadkach brak potwierdzenia zgłoszenia przed datą graniczną może oznaczać konieczność ponownego przeprowadzenia całej procedury już w nowym środowisku cyfrowym.

13. Czy DIWASS zastąpi inne obowiązki środowiskowe i administracyjne?

Nie. DIWASS nie zastępuje krajowych rejestrów, nie przejmuje odpowiedzialności za prawidłową klasyfikację odpadów, nie zwalnia z obowiązku posiadania wymaganych pozwoleń i wpisów oraz nie znosi odpowiedzialności uczestników przewozu za zgodność działań z obowiązującym prawem.

W praktyce oznacza to, że nawet prawidłowa obsługa DIWASS nie załatwia wszystkich obowiązków związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów. System należy traktować jako narzędzie nadzoru i transparentności, a nie jako rozwiązanie zastępujące pozostałe wymagania prawne i organizacyjne.

14. Czy brak konta w DIWASS może zaszkodzić relacjom z kontrahentami?

Tak. Wraz z upowszechnieniem DIWASS firmy mogą zacząć traktować obecność kontrahenta w systemie jako element podstawowej weryfikacji przy współpracy w zakresie transgranicznego przemieszczania odpadów.

W praktyce oznacza to, że podmiot, który nie jest zarejestrowany w DIWASS, może być postrzegany jako partner bardziej ryzykowny. Nawet jeśli działa legalnie, brak obecności w systemie może przełożyć się na utratę zleceń albo wykluczenie z łańcucha dostaw.

15. Kiedy zostaną określone instrukcje dotyczące sposobu wypełniania dokumentu z załącznika VII?

Zgodnie z art. 18 ust. 15 rozporządzenia (UE) 2024/1157 do dnia 21 maja 2026 r. Komisja przyjmie akt delegowany zgodnie z art. 80 w celu uzupełnienia rozporządzenia poprzez określenie instrukcji dotyczących sposobu wypełniania dokumentu określonego w załączniku VII.

Oznacza to, że nadal czekamy na kolejne informacje ze strony Komisji Europejskiej dotyczące Aneksu VII.

Podsumowanie

DIWASS to nie kolejna „nakładka” administracyjna, ale system, który wymusi większą przewidywalność, większą kontrolę i lepsze uporządkowanie procesu transgranicznego przemieszczania odpadów. Największym błędem byłoby potraktowanie go wyłącznie jako miejsca do wpisywania danych. W rzeczywistości sukces wdrożenia będzie zależał od tego, czy firma zna nie tylko ogólne założenia systemu, lecz także konkretne reguły jego działania: terminy, sposób zgłaszania, obowiązki dla zielonej listy, zasady dotyczące notyfikacji i wymogi dla poszczególnych uczestników procesu. Im wcześniej firma to uporządkuje, tym większa szansa, że wdrożenie DIWASS odbędzie się bez chaosu i bez kosztownych błędów.

Opracowanie: Zespół Kancelarii Ekologicznej pod kierownictwem mec. dr Marcina Kaźmierskiego