
Prowadzenie bieżącej ewidencji odpadów to kluczowy obowiązek wynikający z ustawy o odpadach. W praktyce jednak sformułowanie „na bieżąco” budzi liczne wątpliwości interpretacyjne, szczególnie w kontekście procesów technologicznych, w których odpady powstają stopniowo. Sprawdź, co musisz wiedzieć, by nie narazić się na nieprzyjemne konsekwencje.
● Jak rozumieć wymóg uzupełniania ewidencji „na bieżąco”?
● Wytwarzanie odpadów – w którym momencie odnotować to w ewidencji odpadów?
● Jakie są konsekwencje nieterminowego prowadzenia ewidencji lub jej braku?
● Dobre praktyki w prowadzeniu ewidencji odpadów
● Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie ewidencji odpadów stanowi jeden z obowiązków gospodarującego odpadami, który wynika bezpośrednio z ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) (dalej: ustawa o odpadach). Zgodnie z art. 66 ust. 1 tej ustawy, posiadacz odpadów jest obowiązany do prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z katalogiem odpadów określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 4 ust. 3, zwanej dalej „ewidencją odpadów” [1]. Brak rzetelnej ewidencji może skutkować np. konsekwencjami finansowymi.
Warto zaznaczyć, że zgodnie z art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach [2], obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów nie dotyczy:
1) wytwórców:
a. odpadów komunalnych;
b. odpadów w postaci pojazdów wycofanych z eksploatacji, jeżeli pojazdy te zostały przekazane do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów;
c. będących rolnikami gospodarującymi na powierzchni użytków rolnych poniżej 75 ha, o ile nie podlegają wpisowi do rejestru na podstawie art. 51 ust. 1;
d. odpadów budowlanych i rozbiórkowych pochodzących z robót budowlanych prowadzonych przez osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami;
2) osób fizycznych i jednostek organizacyjnych niebędących przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na potrzeby własne, zgodnie z art. 27 ust. 8;
3) podmiotów, o których mowa w art. 45 ust. 1 pkt 1 i 12;
4) rodzajów odpadów lub ilości odpadów określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 5.
Zgodnie z art. 67 ust. 1 ustawy o odpadach, ewidencję odpadów prowadzi się z zastosowaniem następujących dokumentów [3]:
1) w przypadku posiadaczy odpadów:
a. karty przekazania odpadów, z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w pkt 3,
b. karty ewidencji odpadów,
c. karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
d. karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
e. karty ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji;
2) w przypadku sprzedawcy odpadów i pośrednika w obrocie odpadami, niebędących posiadaczami odpadów – karty ewidencji odpadów niebezpiecznych;
3) w przypadku:
a. podmiotu odbierającego odpady komunalne od właścicieli nieruchomości,
b. posiadacza odpadów prowadzącego zbieranie lub przetwarzanie odpadów komunalnych,
c. transportującego odpady komunalne
– karty przekazania odpadów komunalnych.
Zgodnie z art. 66 ust. 6 ustawy o odpadach [4] dokumenty te sporządza się za pośrednictwem indywidualnego konta w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (dalej: BDO). Zgodnie z art. 67 ust. 7 ustawy o odpadach [5], w przypadku awarii systemu teleinformatycznego, w którym BDO jest prowadzona, uniemożliwiającej sporządzanie dokumentów ewidencji odpadów w sposób określony w ust. 6, przez czas trwania awarii sporządza się dokumenty ewidencji odpadów w formie papierowej lub elektronicznej poza BDO. W przypadku zastosowania formy papierowej przekazujący odpady sporządza kartę przekazania odpadów lub kartę przekazania odpadów komunalnych w odpowiedniej liczbie egzemplarzy dla każdego z posiadaczy odpadów – przekazującego odpady, każdego transportującego odpady oraz przejmującego odpady. Informacje zawarte odpowiednio w karcie ewidencji odpadów i karcie przekazania odpadów w formie papierowej wprowadza się do BDO niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później jednak niż w terminie 30 dni od dnia ustania awarii.
Jak rozumieć wymóg uzupełniania ewidencji „na bieżąco”?
Zgodnie z brzmieniem art. 66 ust. 1 posiadacz odpadów jest obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadów na bieżąco, przy czym ustawodawca nie dookreślił, co dokładnie oznacza sformułowanie „na bieżąco”. Z dniem 1 stycznia 2020 r. został uchylony art. 70 ust. 2 ustawy o odpadach, który wskazywał, że wpisów na kartach ewidencji odpadów dokonuje się niezwłocznie po zakończeniu miesiąca, którego dotyczą. Zmiana była podyktowana tym, że wypełnianie ewidencji odpadów następować będzie na bieżąco poprzez dedykowany moduł w BDO. Zatem, uzupełnianie ewidencji odpadów z częstotliwością raz na miesiąc nie jest wystarczające i równoznaczne z określeniem „na bieżąco”.
Orzecznictwo sądów administracyjnych wskazuje, że ewidencja odpadów powinna być prowadzona w możliwie najkrótszym terminie, tak aby odzwierciedlała rzeczywisty stan faktyczny związany z gospodarowaniem odpadami. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrokiem z dnia 3 lutego 2022 r. (sygnatura: IV SA/Po 964/21) podkreślił, że wpisy do rejestru BDO powinny być aktualizowane bez zbędnej zwłoki, np. gdy aktualizuje się dana czynność powodująca zmianę stanu faktycznego związanego z wytwarzaniem [5].
Należy podkreślić, że do wytwarzania odpadów nie dochodzi jedynie w przypadku przekazywania odpadów podmiotom zewnętrznym, ale także w przypadku kiedy odpady są gospodarowane we własnym zakresie. Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z dnia 15 września 2022 r. (sygnatura: III OSK 1223/21) uznał, że ewidencja odpadów powinna obejmować cały proces gospodarowania odpadami, a nie tylko jego końcowy etap [6]. Podkreślono, że zaktualizowanie wpisu do ewidencji np. dopiero po zakończeniu procesu stabilizacji nie daje rzeczywistego obrazu ilości i jakości odpadów poddanych przetwarzaniu. Karty ewidencji odpadów powinny być uzupełniane rzetelnie zarówno pod względem ilościowym, jak i jakościowym. Zgodnie ze wzorem karty ewidencji odpadów należy w nich podać także informacje dotyczące odpadów gospodarowanych we własnym zakresie.
Wytwarzanie odpadów – w którym momencie odnotować to w ewidencji odpadów?
Za wytworzenie odpadu uznaje się moment, w którym on powstaje, jednak w praktyce określenie tego momentu może być problematyczne, zwłaszcza gdy odpady powstają stopniowo podczas trwania procesu technologicznego w instalacji lub potrzebują czasu do uzyskania odpowiednich właściwości np. w przypadku odpadów w postaci szlamów (19 02 06), które przed przekazaniem do bezpiecznego transportu, często wymagają zapewnienia wymaganego poziomu wilgotności.
Pytanie brzmi: kiedy wytwarzanie odpadu uznaje się za zakończone, by móc uwzględnić ten fakt w ewidencji odpadów?
Częstym zjawiskiem jest, że na terenie zakładu gromadzi się odpady w miejscu ich wytwarzania w procesie technologicznym aż do uzbierania konkretnej ilości. Może się zdarzyć, że odpady nie są przemieszczane z miejsca ich wytwarzania, ponieważ ich wytwarzanie się nie zakończyło: z różnych powodów technologicznych odpad nie może zostać uznany za wytworzony i przygotowany do transportu przed uzyskaniem określonych właściwości, np. uzyskaniem odpowiedniej wilgotności. Niektóre odpady powstają systematycznie wraz z postępowaniem prac. Nie ma więc możliwości określenia masy odpadu przed zakończeniem tych działań, bez potwierdzenia, że odpad spełnia wymagania do bezpiecznego magazynowania i przekazania uprawnionym podmiotom.
Kolejnym przykładem jest gromadzenie odpadu do ilości transportowej w miejscu magazynowania odpadów. Czy każdy powstający odpad, systematycznie magazynowany w wyznaczonym miejscu, należy natychmiast odnotowywać w ewidencji odpadów czy można to zrobić dopiero po zgromadzeniu ilości transportowej? Teoretycznie transport odpadów nie jest momentem wytworzenia odpadu, a tylko jego kolejnym etapem obrotu, natomiast w praktyce ważenie każdego odpadu dokładanego do miejsca magazynowania odpadów i uwzględnianie go osobno w ewidencji odpadów byłoby wymaganiem trudnym do spełniania w przypadku większości zakładów. Ustawodawca nie nakłada również obowiązku posiadania wagi przez każdego przedsiębiorcę, co dodatkowo może utrudnić proces ewidencjonowania – wielu posiadaczy odpadów tej wagi nie ma.
Moment wytworzenia odpadu ma kluczowe znaczenie dla ewidencjonowania odpadów w kontekście, kiedy mowa o terminowym uzupełnianiu ewidencji, jednak biorąc pod uwagę powyższe przypadki, może być on trudny do jednoznacznego ustalenia. Choć teoretycznie wpis do ewidencji powinien następować na bieżąco, ważenie i rejestrowanie każdej niewielkiej partii odpadu może być problematyczne do realizacji, dlatego istotne jest znalezienie rozwiązania, które zapewni zgodność z przepisami, jednocześnie uwzględniając realia funkcjonowania przedsiębiorstw.
Aby odpowiednio ustalić moment, w którym odpady będą uwzględniane w ewidencji, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę charakter swojej działalności. Najczęstszym podejściem jest wpisywanie odpadów do ewidencji w momencie uzbierania ilości transportowej i zlecenia ich do wywozu – wówczas najłatwiej jest określić ich ilość, szczególnie, gdy zakład nie posiada wagi i określana jest ona szacunkowo, a odpady wytwarzane są nieregularnie. Należy jednak pamiętać, że regularność wprowadzania danych do ewidencji odpadów należy odpowiednio dostosować do sytuacji na zakładzie, przy jednoczesnym zwróceniu uwagi na częstotliwość ewidencjonowania odpadów w systemie BDO.
Jakie są konsekwencje nieterminowego prowadzenia ewidencji lub jej braku?
Zgodnie z art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy o odpadach, nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie tej ewidencji w sposób nieterminowy lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym grozi administracyjną karą pieniężną w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł [7]. Wysokość kary ustala się, uwzględniając ilości i właściwości odpadów oraz okoliczności naruszenia przepisów. Ponadto przy ustalaniu wysokości administracyjnej kary pieniężnej wojewódzki inspektor ochrony środowiska uwzględnia rodzaj naruszenia i jego wpływ na życie i zdrowie ludzi oraz środowisko, okres trwania naruszenia i rozmiary prowadzonej działalności oraz bierze pod uwagę skutki tych naruszeń i wielkość zagrożenia.
Dobre praktyki w prowadzeniu ewidencji odpadów
Aby prawidłowo prowadzić ewidencję odpadów i uniknąć kar administracyjnych, gospodarujący odpadami powinien:
1. Dokonywać wpisów w ewidencji odpadów na bieżąco – to znaczy bez zbędnej zwłoki.
2. Prowadzić ewidencję na każdym etapie procesu technologicznego – aby odzwierciedlić rzeczywisty stan gospodarki odpadami.
3. Zapewnić zgodność ewidencji odpadów z obowiązującymi pozwoleniami – dokumentacja powinna być zgodna z uzyskanymi decyzjami administracyjnymi.
4. Przechowywać dokumentację zgodnie z przepisami – zgodnie z art. 70 ustawy o odpadach, dokumenty ewidencyjne powinny być archiwizowane przez minimum 5 lat.
Podsumowanie
Ewidencja odpadów to kluczowy element systemu gospodarowania odpadami, który umożliwia kontrolę nad ich przepływem oraz przestrzeganiem przepisów ochrony środowiska przez podmioty gospodarcze. Sądy administracyjne jasno wskazują, że prowadzenie ewidencji „na bieżąco” oznacza natychmiastową aktualizację danych, a brak terminowości może prowadzić do wysokich kar finansowych. Wobec tego, warto wdrożyć skuteczne procedury zarządzania ewidencją w systemie BDO, które pozwolą uniknąć nieprawidłowości podczas ewidencjonowania.
Pytanie? Konkretna odpowiedź!
Czy mogę prowadzić ewidencję odpadów raz w miesiącu?
Zgodnie z aktualnym brzmieniem ustawy o odpadach, ewidencję odpadów należy prowadzić „na bieżąco”. Oznacza to możliwie jak najszybsze uzupełnienie danych, zgodnie z rzeczywistym stanem gospodarowania odpadami.
Jakie konsekwencje grożą za nieterminowe prowadzenie ewidencji odpadów?
To administracyjna kara pieniężna od 1000 zł do 1 000 000 zł w zależności od np. ilości odpadów, ich właściwości czy okoliczności naruszenia przepisów.
Data publikacji: 13.05.2025 r.
[1] Art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) brzmi:
Posiadacz odpadów jest obowiązany do prowadzenia na bieżąco ich ilościowej i jakościowej ewidencji zgodnie z katalogiem odpadów określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 4 ust. 3, zwanej dalej “ewidencją odpadów“.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001587/U/D20231587Lj.pdf [dostęp:13-05-2025]
[2] Art. 66 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) brzmi:
1) wytwórców:
a) odpadów komunalnych,
b) odpadów w postaci pojazdów wycofanych z eksploatacji, jeżeli pojazdy te zostały przekazane do przedsiębiorcy prowadzącego stację demontażu lub przedsiębiorcy prowadzącego punkt zbierania pojazdów,
c) będących rolnikami gospodarującymi na powierzchni użytków rolnych poniżej 75 ha, o ile nie podlegają wpisowi do rejestru na podstawie art. 51 ust. 1,
d) odpadów budowlanych i rozbiórkowych pochodzących z robót budowlanych prowadzonych przez osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami;
2) osób fizycznych i jednostek organizacyjnych niebędących przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na potrzeby własne, zgodnie z art. 27 ust. 8;
3) podmiotów, o których mowa w art. 45 ust. 1 pkt 1 i 12;
4) rodzajów odpadów lub ilości odpadów określonych w przepisach wydanych na podstawie ust. 5.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001587/U/D20231587Lj.pdf [dostęp:13-05-2025]
[3] Art. 67 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) brzmi:
1. Ewidencję odpadów prowadzi się z zastosowaniem następujących dokumentów:
1) w przypadku posiadaczy odpadów:
a) karty przekazania odpadów, z wyłączeniem podmiotów, o których mowa w pkt 3,
b) karty ewidencji odpadów,
c) karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych,
d) karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego,
e) karty ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji;
2) w przypadku sprzedawcy odpadów i pośrednika w obrocie odpadami, niebędących posiadaczami odpadów – karty ewidencji odpadów niebezpiecznych;
3) w przypadku:
a) podmiotu odbierającego odpady komunalne od właścicieli nieruchomości,
b) posiadacza odpadów prowadzącego zbieranie lub przetwarzanie odpadów komunalnych,
c) transportującego odpady komunalne
– karty przekazania odpadów komunalnych.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001587/U/D20231587Lj.pdf [dostęp:13-05-2025]
[4] Art. 67 ust. 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) brzmi:
W przypadku awarii systemu teleinformatycznego, w którym Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami jest prowadzona, uniemożliwiającej sporządzanie dokumentów ewidencji odpadów w sposób określony w ust. 6, sporządza się dokumenty ewidencji odpadów w formie papierowej lub elektronicznej poza Bazą danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami, przez czas trwania awarii. W przypadku zastosowania formy papierowej przekazujący odpady sporządza kartę przekazania odpadów lub kartę przekazania odpadów komunalnych w odpowiedniej liczbie egzemplarzy dla każdego z posiadaczy odpadów – przekazującego odpady, każdego transportującego odpady oraz przejmującego odpady.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001587/U/D20231587Lj.pdf [dostęp:13-05-2025]
[5] Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrokiem z dnia 3 lutego 2022 r. (sygnatura: IV SA/Po 964/21)
https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/33D7485DF8 [dostęp:13-05-2025]
[6] Naczelny Sąd Administracyjny wyrokiem z dnia 15 września 2022 r. (sygnatura: III OSK 1223/21)
https://orzeczenia.nsa.gov.pl/doc/F00A31BC49 [dostęp:13-05-2025]
[7] Art. 194 ust. 1 pkt 5b ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.) brzmi:
1. Administracyjną karę pieniężną wymierza się za:
5b) nieprowadzenie ewidencji odpadów albo prowadzenie tej ewidencji w sposób nieterminowy lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym;
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230001587/U/D20231587Lj.pdf [dostęp:13-05-2025]