Co jakiś czas prowadzący działalność spodziewać mogą się wizyty organów administracyjnych w celu przeprowadzenia kontroli. W przypadku gdy nasza działalność związana jest z wpływem na środowisko, czyli jesteśmy korzystającym ze środowiska, może nas odwiedzić również Inspekcja Ochrony Środowiska.
● Protokół pokontrolny
● Czym zatem jest protokół z oględzin?
● Podsumowanie
Protokół pokontrolny
Każda kontrola obowiązkowo kończy się sporządzeniem protokołu pokontrolnego, w którym organ kontrolujący zawiera poczynione ustalenia w toku prowadzonych przez niego czynności kontrolnych takich jak przegląd dokumentacji, wysłuchania lub przesłuchania osób udzielających informacji, oględziny terenu zakładu.
Protokół pokontrolny [1] dostarczany jest kontrolowanemu w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron, i winien zostać podpisany przez kontrolowanego. Jednakże mamy możliwość wniesienia zastrzeżeń i uwag wraz z ich uzasadnieniem przed podpisaniem ostatecznej wersji protokołu. Nasze uwagi możemy wnieść niezwłocznie, a następnie podpisać protokół, mamy też możliwość odmówienia podpisania protokołu pokontrolnego. W takim przypadku kontrolujący umieszcza o tym wzmiankę w protokole, a nam przysługuje 7 dni na odniesienie się pisemnie do zapisów w nim zawartych.
Czym zatem jest protokół z oględzin?
Oględziny miejsca prowadzenia działalności i jego otoczenia mogą zostać przeprowadzone w toku kontroli jako jedna z czynności kontrolnych. Oględziny niejednokrotnie dokonywane są również przez organy w toku prowadzenia postępowań administracyjnych innych niż kontrola np. w sprawie wydania pozwolenia na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza czy pozwolenia na wytwarzanie odpadów.
Z oględzin przedstawiciel organu sporządza zwięzły protokół [2]. Protokół taki co do zasady winien zostać sporządzony na miejscu i podpisany przez obie strony. Tutaj oczywiście znów przysługuje nam prawo do wniesienia uwag, w przypadku gdy mamy zastrzeżenia do treści protokołu, co w praktyce najczęściej wygląda tak, że przedstawiciel organu odczytuje protokół, a prowadzący działalność na bieżąco sprostowuje poczynione zapisy bądź wskazuje swoje zastrzeżenia. Nasze uwagi do treści protokołu z oględzin urzędnik nanosi również na bieżąco, a w przypadku sporządzania protokołu w formie papierowej każdą poprawkę opatruje własnoręczną parafką. Po odczytaniu i naniesieniu poprawek w protokole z oględzin zostaje on podpisany przez przedstawicieli organu oraz prowadzącego działalność.
Zdarzają się jednak przypadki, w których przedstawiciel organu nie spisuje protokołu z oględzin na miejscu tych oględzin. W tej sytuacji zwykle przesyła on protokół z oględzin sporządzony zaocznie do podpisu stronie zainteresowanej. Jeśli nie mamy uwag ani zastrzeżeń co do informacji zawartych w treści protokołu z oględzin, możemy go bez przeszkód podpisać. W przeciwnym razie powinniśmy poprosić o naniesienie stosownych adnotacji lub poprawek i dopiero po ich dokonaniu przez urzędnika podpisać protokół z oględzin. Gdyby jednak nasze uwagi nie zostały uwzględnione w protokole z oględzin nie mamy obowiązku go podpisywać, a nawet nie powinniśmy, bowiem nasz podpis będzie oznaczał, że zgadzamy się z zapisami zawartymi w protokole z oględzin, który dalej będzie jedną z podstaw do przygotowania protokołu pokontrolnego. Podkreślić należy, że żaden z przepisów nie wskazuje obowiązku złożenia podpisu pod protokołem z oględzin przez przedstawiciela podmiotu, u którego oględziny były prowadzone.
Podsumowanie
Protokół z oględzin jest zapisem ustaleń poczynionych w toku prowadzonych czynności administracyjnych jakimi są oględziny, zaś protokół pokontrolny stanowi zapis ustaleń poczynionych w czasie wszystkich czynności administracyjnych, jakie były prowadzone w toku kontroli. Nie ma obowiązku podpisywania protokołu z oględzin, natomiast protokół pokontrolny należy podpisać, a w razie odmowy podpisania w ciągu 7 dni złożyć pisemne wyjaśnienia (stosowne uwagi i zastrzeżenia wraz z uzasadnieniem).
Pytanie? Konkretna odpowiedź!
Czy można nie podpisać protokołu pokontrolnego?
Tak. W przypadku niejasności warto wykorzystać taką możliwość. Daje to czas na dogłębną analizę i przedstawienie organowi w terminie 7 dni swojego stanowiska na piśmie wraz z uzasadnieniem zastrzeżeń i uwag do zapisów w protokole czy stwierdzonych nieprawidłowości w trakcie kontroli. W sytuacji odmowy podpisania protokołu pokontrolnego przez kontrolowanego, kontroler umieszcza takową informację w protokole, a kontrolowany potwierdza odbiór dokumentu.
Więcej na temat odmowy podpisania protokołu znajduje się w tym materiale: Odmowa podpisania protokołu pokontrolnego
Data publikacji: 22.04.2025 r.
[1] Art. 380 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. Prawo ochrony środowiska (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 54 z późn. zm.) brzmi:
1. Z czynności kontrolnych kontrolujący sporządza protokół, którego jeden egzemplarz doręcza kierownikowi kontrolowanego podmiotu lub kontrolowanej osobie fizycznej.
2. Protokół podpisują kontrolujący oraz kierownik kontrolowanego podmiotu lub kontrolowana osoba fizyczna, którzy mogą wnieść do protokołu zastrzeżenia i uwagi wraz z uzasadnieniem.
3. W razie odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu lub kontrolowaną osobę fizyczną kontrolujący umieszcza o tym wzmiankę w protokole, a odmawiający podpisu może, w terminie 7 dni, przedstawić swoje stanowisko na piśmie wójtowi, burmistrzowi lub prezydentowi miasta, staroście, marszałkowi województwa lub ministrowi właściwemu do spraw klimatu.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000054/U/D20240054Lj.pdf [dostęp: 22-04-2025]
[2] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
Art. 67. § 1. Organ administracji publicznej sporządza zwięzły protokół z każdej czynności postępowania, mającej istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że czynność została w inny sposób utrwalona na piśmie.
§ 2. W szczególności sporządza się protokół:
1) przyjęcia wniesionego ustnie podania;
2) przesłuchania strony, świadka i biegłego;
3) oględzin i ekspertyz dokonywanych przy udziale przedstawiciela organu administracji publicznej;
4) rozprawy;
5) ustnego ogłoszenia decyzji i postanowienia.
Art. 68. § 1. Protokół sporządza się tak, aby z niego wynikało, kto, kiedy, gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był przy tym obecny, co i w jaki sposób w wyniku tych czynności ustalono i jakie uwagi zgłosiły obecne osoby.
§ 2. Protokół odczytuje się wszystkim osobom obecnym, biorącym udział w czynności urzędowej, które powinny następnie protokół podpisać. Odmowę lub brak podpisu którejkolwiek osoby należy omówić w protokole.
Art. 69. § 1. Protokół przesłuchania powinien być odczytany i przedstawiony do podpisu osobie zeznającej niezwłocznie po złożeniu zeznania.
§ 2. W protokołach przesłuchania osoby, która złożyła zeznanie w języku obcym, należy podać w przekładzie na język polski treść złożonego zeznania oraz wskazać osobę i adres tłumacza, który dokonał przekładu; tłumacz ten powinien podpisać protokół przesłuchania.
Art. 70. Organ administracji publicznej może zezwolić na dołączenie do protokołu zeznania na piśmie, podpisanego przez zeznającego, oraz innych dokumentów mających znaczenie dla sprawy.
Art. 71. Skreśleń i poprawek w protokole należy tak dokonywać, aby wyrazy skreślone i poprawione były czytelne. Skreślenia i poprawki powinny być stwierdzone w protokole przed jego podpisaniem.
Art. 72. § 1. Czynności organu administracji publicznej, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika, który dokonał tych czynności.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20240000572/O/D20240572.pdf [dostęp: 22-04-2025]
