DIWASS (Digital Waste Shipment System) to unijny system informatyczny, który ma służyć do obsługi i wymiany dokumentów oraz informacji przy transgranicznym przemieszczaniu odpadów. Powstał po to, aby zastąpić papierowy obieg dokumentów i ujednolicić komunikację między firmami i organami w całej UE.
System zacznie obowiązywać 21 maja 2026 r.
Komisja Europejska udostępniła już wersję testową [1], na której można sprawdzić logowanie i działanie środowiska. Poniżej prezentujemy pierwszą z serii instrukcji, z zakresu korzystania z testów dla DIWASS.
● DIWASS krok po kroku
● Rejestracja podmiotu w DIWASS po raz pierwszy
● Logowanie do systemu DIWASS
● Tworzenie nowego podmiotu
● Co dzieje się po złożeniu wniosku?
● Podsumowanie
DIWASS krok po kroku
DIWASS służy do obsługi procedur związanych z przemieszczaniem odpadów, w tym do rejestracji podmiotów uczestniczących w tych procesach. To właśnie od poprawnej rejestracji operatora zaczyna się możliwość dalszego działania w systemie.
DIWASS działa w ramach platformy Traces NT, czyli unijnego systemu Komisji Europejskiej, na którym opierają się także inne narzędzia informatyczne wykorzystywane w różnych procedurach administracyjnych. Dlatego logowanie do DIWASS odbywa się przez Traces NT, z użyciem konta EU Login. W tym wpisie pokazujemy, jak krok po kroku zarejestrować podmiot po raz pierwszy, gdy użytkownik nie ma jeszcze przypisanej żadnej roli ani powiązania z podmiotem w Traces NT.
Rejestracja podmiotu w DIWASS po raz pierwszy
Ten poradnik jest przeznaczony dla użytkowników, którzy nie są jeszcze powiązani z żadnym podmiotem w Traces NT i chcą po raz pierwszy zarejestrować podmiot w DIWASS.
Warto pamiętać, że DIWASS działa w oparciu o platformę Traces NT, podobnie jak inne systemy informatyczne Komisji Europejskiej. Jeżeli użytkownik ma już dostęp do jednej z takich platform i reprezentuje tam operatorów, powinien skorzystać z odrębnej procedury.
Opisana niżej procedura dotyczy wyłącznie rejestracji operatorów.
Ważne: Rejestracja lokalizacji będzie możliwa dopiero po zarejestrowaniu i zatwierdzeniu głównego operatora.
Logowanie do systemu DIWASS
Aby rozpocząć, należy wejść na stronę logowania do Traces NT i zalogować się do systemu DIWASS:
https://webgate.ec.europa.eu/env-traces/login
Do korzystania z DIWASS wymagane jest konto EU Login. Osoby, które mają już konto wykorzystywane w innym systemie Komisji Europejskiej, mogą użyć tych samych danych logowania.
Po zalogowaniu może pojawić się komunikat informujący, że do konta nie przypisano żadnej roli. W takiej sytuacji należy kliknąć „Podmiot”, aby przejść dalej.
Zanim utworzysz nowy podmiot, sprawdź, czy już istnieje
Przed utworzeniem nowego podmiotu DIWASS wymaga sprawdzenia, czy dany podmiot nie został już wcześniej zarejestrowany. Ma to zapobiegać tworzeniu duplikatów w systemie.
W formularzu wyszukiwania należy:
- wybrać kraj siedziby podmiotu,
- wskazać „waste shipment regulation” jako chapter,
- wybrać „waste shipment regulation WSR” jako sekcję,
- wskazać „WSR operator” jako rodzaj działalności,
- wpisać nazwę podmiotu lub jego numer identyfikacyjny,
- kliknąć „Wyszukaj”.
Jeśli podmiot znajduje się już na liście, nie trzeba tworzyć go od nowa – można złożyć wniosek o upoważnienie do działania w jego imieniu. Jeśli natomiast nie ma go w systemie, należy kliknąć „+ Utwórz nowy podmiot”.
Tworzenie nowego podmiotu
Dane podmiotu
W pierwszej kolejności należy wpisać podstawowe dane podmiotu, czyli jego nazwę i kraj siedziby. Można także uzupełnić dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail czy osoba kontaktowa. Każdy typ informacji wybiera się z listy, a kolejne pozycje dodaje za pomocą ikony plus.
Adres podmiotu
W kolejnym segmencie należy uzupełnić adres podmiotu. System przewiduje użycie jednego adresu na tym etapie. Istnieje również możliwość wpisania współrzędnych.
Ważne: Jeżeli podmiot posiada więcej niż jeden adres, pozostałe adresy mogą wymagać późniejszego zarejestrowania jako odrębne lokalizacje.
Identyfikatory operatora
Każdy podmiot musi mieć wskazany jeden główny numer identyfikacyjny. W przypadku większości podmiotów głównym numerem identyfikacyjnym będzie numer EORI. Jeżeli podmiot posiada numer EORI, należy dodać go jako pierwszy i oznaczyć ikoną gwiazdki jako identyfikator główny. Jeśli podmiot nie posiada numeru EORI i nie jest zobowiązany do jego posiadania, należy podać numer właściwy dla danego państwa — dla polskich podmiotów prowadzących działalność gospodarczą będzie to NIP wpisany pod etykietą „Numer identyfikacji podatkowej TIN”, dla spółki cywilnej NIP spółki cywilnej, a dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej PESEL, także pod etykietą „TIN”.
Dodatkowo polskie podmioty powinny podać NIP albo PESEL także wtedy, gdy posiadają numer EORI, a podmioty prowadzące działalność gospodarczą również REGON pod etykietą „Krajowy rejestr przedsiębiorstw” oraz numer BDO pod etykietą „Registration Number”.
Aby dodać główny identyfikator, należy:
- wybrać typ identyfikatora,
- wpisać jego wartość,
- oznaczyć go jako identyfikator główny, wybierając ikonę gwiazdki.
Dla operatorów z państw trzecich głównym numerem identyfikacyjnym będzie zazwyczaj numer EORI. Jeżeli nie jest on wymagany, należy wpisać numer identyfikacyjny używany w kraju siedziby podmiotu.
Dodatkowe identyfikatory można dodać, wybierając opcję „+ Dodaj identyfikator” i wskazując odpowiedni typ.
Rozdział lub działalność
W sekcji „Rozdział lub działalność” należy wybrać odpowiednią opcję z listy „Obszar”. Po dokonaniu wyboru system wyświetli dodatkowe pola związane z działalnością.
Na tym etapie DIWASS może wyświetlić ostrzeżenie informujące, że w systemie istnieją już podmioty o podobnych danych. Jeśli wskazany w ostrzeżeniu podmiot jest tym samym podmiotem, którego dotyczy rejestracja, nie należy tworzyć nowego wpisu. Zamiast tego trzeba złożyć wniosek o upoważnienie do działania w imieniu istniejącego podmiotu.
Działalność
W sekcji „Szczegóły działalności” należy wybrać:
- „waste shipment regulation WSR” w polu „Sekcja”,
- „WSR operator” w polu „Działalność”.
W tym miejscu system może pokazywać również opcje dodania identyfikatora działania lub ograniczenia działalności do konkretnego okresu, jednak w kontekście DIWASS nie są one wykorzystywane.
Jako „Activity address” należy wskazać adres wpisany wcześniej. Wybór odbywa się po kliknięciu ikony globu.
Wybór właściwego organu
Kolejnym krokiem jest przypisanie właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację podmiotu w DIWASS.
W tym celu należy kliknąć „Wyszukaj właściwy organ” w sekcji „Przypisane właściwe organy”. Organ można wyszukiwać według:
- nazwy,
- adresu,
- kraju,
- kodu organu,
- roli.
Po wyszukaniu trzeba zaznaczyć właściwy organ i kliknąć „Wybierz”.
W przypadku operatorów z UE należy wybrać organ właściwy dla przemieszczania odpadów w danym państwie członkowskim. Jeżeli w kraju działa tylko jeden właściwy organ, wybór jest prosty. Jeśli organów jest kilka, należy kierować się zasadami obowiązującymi w danym państwie.
Dla operatorów z państw trzecich należy wybrać właściwy organ tego kraju, o ile korzysta on z DIWASS. Jeżeli organ państwa trzeciego nie działa w DIWASS, trzeba wskazać odpowiedni właściwy organ UE zaangażowany w planowane przemieszczanie odpadów.
To pokazuje, że przygotowanie do działania w DIWASS nie kończy się na technicznej obsłudze systemu, ale obejmuje również prawidłowe przypisanie ról, dokumentów i obowiązków w całym procesie. Temu właśnie poświęcone jest nasze szkolenie online o DIWASS i innych zmianach w TPO, które będą obowiązywać od 21 maja 2026 r.
Wysłanie wniosku o rejestrację
Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy kliknąć „Utwórz nowy podmiot” w prawym górnym rogu strony.
Po wysłaniu formularza system wyświetli okno pop-up, w którym można wpisać opcjonalną wiadomość do właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację. Ten krok nie jest obowiązkowy.
W trakcie weryfikacji właściwy organ sprawdza:
- poprawność podanych danych,
- upoważnienie użytkownika do reprezentowania podmiotu.
Organ może również poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające. Należy pamiętać, że takie dokumenty przekazuje się poza systemem DIWASS.
Co dzieje się po złożeniu wniosku?
Po wysłaniu zgłoszenia DIWASS przekierowuje użytkownika do ekranu profilu, gdzie widoczny jest status wniosku rejestracyjnego.
Po zatwierdzeniu przez właściwy organ status zmienia się z „Nowy” na „Ważny”.
W przypadku podmiotów z państw trzecich rejestracja w DIWASS jest konieczna, aby taki podmiot mógł zostać wybrany w procedurach przemieszczania odpadów. Sama rejestracja nie oznacza jednak, że podmiot będzie aktywnie pracował w systemie DIWASS ani że użytkownicy automatycznie uzyskują upoważnienie do jego reprezentowania.
Po zatwierdzeniu pierwszego podmiotu można:
- składać wnioski o rejestrację kolejnych podmiotów,
- rejestrować lokalizacje podmiotu,
- działać w DIWASS w imieniu podmiotu,
- dodawać innych użytkowników uprawnionych do jego reprezentowania.
Podsumowanie
Pierwsza rejestracja podmiotu w DIWASS wymaga przede wszystkim sprawdzenia, czy operator nie został już wcześniej dodany do systemu, a następnie poprawnego uzupełnienia danych identyfikacyjnych, adresowych i informacji o działalności. Kluczowe znaczenie ma także wybór właściwego organu, który będzie odpowiedzialny za weryfikację zgłoszenia.
Choć sam proces składa się z kilku etapów, po przejściu go krok po kroku staje się znacznie bardziej przejrzysty – szczególnie jeśli korzysta się z materiałów. Po zatwierdzeniu rejestracji można już działać w DIWASS w imieniu podmiotu i przejść do kolejnych czynności, takich jak dodawanie lokalizacji czy upoważnianie innych użytkowników.
Instrukcja dla DIWASS w zakresie uzyskania upoważnienie do reprezentowania podmiotu opracowana została jako kolejna publikacja pt. DIWASS (Digital Waste Shipment System) krok po kroku: Jak uzyskać upoważnienie do reprezentowania podmiotu?
Opracowanie: Zespół Kancelarii Ekologicznej na bazie informacji podanych przez Komisję UE i GIOŚ
Pytanie? Konkretna odpowiedź!
Jakie mogą być identyfikatory podmiotu w systemie DIWASS?
- Centralny Rejestr Działalności Gospodarczej (CEIDG)
To identyfikator związany z krajowym rejestrem działalności gospodarczej. Służy do wskazania przedsiębiorcy wpisanego do właściwego rejestru krajowego.
- DUNS
DUNS (Data Universal Numbering System) to międzynarodowy numer identyfikacyjny nadawany firmom przez Dun & Bradstreet. Bywa używany w obrocie międzynarodowym do jednoznacznej identyfikacji przedsiębiorstwa.
- EORI
EORI (Economic Operators Registration and Identification) to numer identyfikacyjny używany w Unii Europejskiej do celów celnych. Jest wymagany przy wielu operacjach importowych i eksportowych.
- Global Location Number
GLN to globalny numer lokalizacyjny stosowany w systemach GS1. Identyfikuje firmę, oddział, magazyn albo inną lokalizację w łańcuchu dostaw.
- IMO, właściciel
To numer IMO powiązany z właścicielem statku. Numer IMO jest unikalnym identyfikatorem nadawanym jednostkom morskim i podmiotom z sektora żeglugowego.
- IMO, zarządca
To numer IMO odnoszący się do podmiotu zarządzającego statkiem. Umożliwia identyfikację operatora lub zarządcy w obrocie morskim.
- Korporacyjny numer identyfikacyjny (CIN)
CIN to numer identyfikacyjny nadawany spółce lub innemu podmiotowi korporacyjnemu. Jego dokładne znaczenie zależy od kraju i lokalnego systemu rejestrowego.
- Krajowy numer przedsiębiorstwa
To krajowy numer identyfikacyjny przedsiębiorcy nadawany w danym państwie. Służy do urzędowej identyfikacji firmy w krajowych rejestrach lub systemach administracyjnych.
- Krajowy rejestr przedsiębiorstw
To odniesienie do numeru wpisu w krajowym rejestrze przedsiębiorstw. Umożliwia potwierdzenie, że podmiot figuruje w oficjalnym rejestrze handlowym lub gospodarczym.
- National Trade Register
To numer lub identyfikator z krajowego rejestru handlowego. Jest używany do identyfikacji przedsiębiorcy w oficjalnym rejestrze działalności gospodarczej danego państwa.
- NIRMS (Northern Ireland Retail Movement Scheme)
To specjalistyczny numer identyfikacyjny używany w określonym systemie rejestracyjnym. Służy on do identyfikacji detalistów przewożących towary z Wielkiej Brytanii do Irlandii Północnej.
- Numer identyfikacji podatkowej TIN
TIN (Tax Identification Number) to numer identyfikacji podatkowej nadawany podmiotowi dla celów podatkowych. W każdym kraju ma on swoją nazwę lokalną, w Polsce jego odpowiednikiem jest co do zasady NIP.
- Numer TRACES
To numer identyfikacyjny nadany w systemie TRACES (Trade Control and Expert System). Służy do rozpoznawania operatora lub wpisu w unijnym systemie obsługującym m.in. przepływ towarów i kontrole.
- Registration number
To ogólny numer rejestracyjny podmiotu w danym rejestrze lub systemie. Jego konkretne znaczenie zależy od tego, w jakiej bazie został nadany. W przypadku Polski, będzie to numer BDO.
- VAT
To numer VAT, czyli numer używany do identyfikacji podatkowej na potrzeby podatku od towarów i usług. W transakcjach unijnych zwykle występuje w formacie z prefiksem kraju, np. PL.
[1] Adres strony testowej, którą udostępniła Komisja Europejska to: https://webgate.acceptance.ec.europa.eu/tracesnt-alpha/login [dostęp: 17-03-2026]
Źródło – https://www.gov.pl/web/gios/wersja-testowa-systemu-diwass
