DIWASS (Digital Waste Shipment System) krok po kroku: Jak uzyskać upoważnienie do reprezentowania podmiotu?

Jeśli operator (firma) jest już zarejestrowany w DIWASS, a Ty dopiero chcesz działać w jego imieniu, nie przechodzisz ponownie „kroku 1”, kluczowe jest uzyskanie upoważnienia do reprezentowania podmiotu. W tym materiale pokazujemy procedurę krok po kroku dla użytkownika nieaktywnego: od logowania przez EU Login, przez wyszukanie operatora w systemie, aż po złożenie wniosku i jego weryfikację przez właściwy organ.

Co istotne, wszystkie działania podejmowane na tym etapie tj. zakładanie kont i uzyskiwanie upoważnienia, odbywają się obecnie w środowisku testowym [1], którego funkcjonowanie jest nadal dopracowywane przez GIOŚ. Docelowo DIWASS (Digital Waste Shipment System) ma zacząć obowiązywać od 21 maja 2026 r., dlatego warto już teraz poznać środowisko testowe i przejść kolejne kroki z wyprzedzeniem, aby nie opóźnić działań tuż przed pierwszą wysyłką.

● DIWASS krok po kroku
● Jak uzyskać upoważnienie do reprezentowania podmiotu w DIWASS?
● Logowanie do systemu DIWASS
● Jak złożyć wniosek o upoważnienie?
● Co dzieje się po wysłaniu wniosku?
● Kiedy można działać w imieniu podmiotu?
● Podsumowanie

DIWASS krok po kroku

Nie każdy użytkownik DIWASS zaczyna od rejestracji nowego podmiotu w systemie. Często zdarza się, że podmiot jest już zarejestrowany, a potrzebne jest jedynie uzyskanie upoważnienia do działania w jego imieniu. W takiej sytuacji nie tworzy się nowego wpisu dla podmiotu, lecz składa wniosek o autoryzację do jego reprezentowania.

DIWASS działa w ramach platformy Traces NT, czyli unijnego środowiska informatycznego Komisji Europejskiej, wykorzystywanego również przez inne systemy administracyjne. Dostęp do DIWASS odbywa się z użyciem konta EU Login, a sposób postępowania zależy od tego, czy użytkownik jest już aktywny w Traces NT. W tym wpisie pokazujemy, jak krok po kroku złożyć wniosek o upoważnienie do reprezentowania podmiotu w DIWASS, gdy użytkownik nie jest jeszcze powiązany z żadnym podmiotem w systemie.

Jak uzyskać upoważnienie do reprezentowania podmiotu w DIWASS?

Ten poradnik jest przeznaczony dla użytkowników, którzy nie są jeszcze powiązani z żadnym podmiotem w Traces NT, ale chcą działać w DIWASS w imieniu podmiotu, który został już wcześniej zarejestrowany.

Warto pamiętać, że jeżeli użytkownik korzysta już z innych systemów Komisji Europejskiej opartych na Traces NT i reprezentuje tam operatorów, powinien postępować zgodnie z odrębną procedurą przewidzianą dla użytkowników już aktywnych. Opisana tutaj ścieżka dotyczy wyłącznie osób, które nie mają jeszcze przypisanej żadnej roli.

Należy też odróżnić tę procedurę od rejestracji nowego podmiotu. W tym przypadku chodzi nie o dodanie nowego podmiotu do systemu, ale o uzyskanie prawa do reprezentowania podmiotu, który już istnieje w DIWASS.

Logowanie do systemu DIWASS

Aby rozpocząć procedurę, należy zalogować się do DIWASS przez stronę Traces NT:

https://webgate.ec.europa.eu/env-traces/login

Do korzystania z systemu wymagane jest konto EU Login. Po zalogowaniu użytkownik może zobaczyć komunikat informujący, że do jego konta nie przypisano żadnej roli. W takiej sytuacji należy kliknąć „Podmiot”, aby przejść do kolejnego etapu.

Najpierw wyszukaj operatora w systemie

Zanim użytkownik będzie mógł złożyć wniosek o upoważnienie, DIWASS wymaga sprawdzenia, czy dany podmiot jest już zarejestrowany. Ma to zapobiec tworzeniu duplikatów i kierować użytkownika do właściwej procedury.

W formularzu wyszukiwania należy uzupełnić następujące informacje:

• wybrać kraj, w którym podmiot ma siedzibę,
• wskazać „waste shipment regulation” jako Chapter,
• wybrać „waste shipment regulation WSR” jako Sekcja,
• wskazać „WSR operator” jako Rodzaj aktywności,
• wpisać nazwę podmiotu lub jego numer identyfikacyjny,
• kliknąć „Wyszukaj”.

Wynik wyszukiwania pokaże listę podmiotów odpowiadających wskazanym kryteriom.

Już na tym etapie widać, że prawidłowe działanie w DIWASS wymaga nie tylko sprawnego poruszania się po systemie, ale również zrozumienia ról uczestników, obiegu dokumentów i zasad postępowania w całej sprawie. Te zagadnienia szerzej omawiamy w naszym szkoleniu online o DIWASS i innych zmianach w TPO, które będą obowiązywać od 21 maja 2026 r.

Jak złożyć wniosek o upoważnienie?

Jeżeli na liście znajduje się właściwy podmiot, należy go zaznaczyć, a następnie kliknąć „Złóż wniosek o zezwolenie” w prawym górnym rogu strony.

Po wysłaniu formularza system wyświetli okno pop-up.

Na tym etapie można wpisać opcjonalną wiadomość do właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację podmiotu. Nie jest to obowiązkowe, ale w niektórych sytuacjach może pomóc doprecyzować, dlaczego użytkownik ubiega się o upoważnienie do reprezentowania podmiotu.

Co dzieje się po wysłaniu wniosku?

Po złożeniu wniosku o upoważnienie DIWASS wyświetla komunikat potwierdzający jego przesłanie. Od tego momentu zgłoszenie oczekuje na zatwierdzenie przez właściwy organ.

W trakcie weryfikacji organ sprawdza:

• dane wskazane we wniosku,
• zasadność upoważnienia użytkownika do reprezentowania podmiotu.

Właściwy organ może również poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające. Należy pamiętać, że takie dokumenty są przekazywane poza systemem DIWASS.

Do czasu zakończenia weryfikacji wniosek pozostaje w statusie oczekującym na zatwierdzenie.

Kiedy można działać w imieniu podmiotu?

Możliwość działania w DIWASS w imieniu podmiotu pojawia się dopiero wtedy, gdy wniosek o upoważnienie zostanie zatwierdzony. Po uzyskaniu akceptacji użytkownik może reprezentować podmiot w systemie i wykonywać dalsze czynności w ramach DIWASS zgodnie z przyznanym zakresem uprawnień.

Podsumowanie

Jeżeli operator jest już zarejestrowany w DIWASS, nie trzeba tworzyć nowego podmiotu w systemie. W takiej sytuacji właściwym krokiem jest wyszukanie istniejącego operatora i złożenie wniosku o upoważnienie do działania w jego imieniu.
Cała procedura sprowadza się do kilku podstawowych etapów: zalogowania się do DIWASS, odnalezienia właściwego podmiotu, złożenia wniosku i oczekiwania na weryfikację przez właściwy organ. Po zatwierdzeniu wniosku użytkownik może już działać w systemie jako reprezentant operatora.

Opracowanie: Zespół Kancelarii Ekologicznej na bazie informacji podanych przez Komisję UE i GIOŚ

Pytanie? Konkretna odpowiedź!

Czy osoba rejestrująca firmę w DIWASS musi mieć pełnomocnictwo?

Tak, co do zasady osoba rejestrująca podmiot w DIWASS musi być upoważniona do jego reprezentowania. Nie w każdym przypadku będzie to jednak wymagało odrębnego pełnomocnictwa. Jeżeli prawo do reprezentacji wynika z wpisu w CEIDG albo KRS, jest to wystarczająca podstawa do działania. Jeżeli natomiast rejestracji dokonuje osoba, która nie figuruje w rejestrze jako uprawniona do reprezentowania podmiotu, powinna legitymować się odrębnym pełnomocnictwem. GIOŚ wskazuje przy tym, że na etapie zatwierdzania rejestracji weryfikowane jest nie tylko istnienie podmiotu, lecz także umocowanie użytkownika składającego wniosek.