Główny Inspektorat Ochrony Środowiska poinformował, że rejestracja do systemu DIWASS rozpocznie się 21 kwietnia 2026 r. To ważna informacja dla firm uczestniczących w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. W praktyce oznacza to, że warto już teraz sprawdzić, kto w organizacji będzie odpowiadał za rejestrację, czy potrzebne będzie pełnomocnictwo i jak przygotować się do formalności.
● Kogo dotyczy rejestracja do DIWASS?
● GIOŚ zarejestruje tylko pierwszego użytkownika
● Pełnomocnictwo do rejestracji – kiedy będzie potrzebne?
● Rejestracja testowa nie przejdzie do wersji produkcyjnej
Kogo dotyczy rejestracja do DIWASS?
Zgodnie z informacją GIOŚ, do rejestracji w DIWASS zobowiązane będą wszystkie podmioty, które chcą brać udział w transgranicznym przemieszczaniu odpadów. Dotyczy to w szczególności: zgłaszającego, wytwórcy odpadów, osoby organizującej przemieszczanie, odbiorcy odpadów, instalacji odzysku lub unieszkodliwiania oraz przewoźnika.
To oznacza, że obowiązek ten obejmie nie tylko podmioty inicjujące przemieszczenie, ale również innych uczestników całego procesu.
GIOŚ zarejestruje tylko pierwszego użytkownika
Warto zwrócić uwagę na ważną zasadę organizacyjną. GIOŚ będzie dokonywał rejestracji wyłącznie pierwszego użytkownika dla danego podmiotu. Dopiero później użytkownik główny będzie mógł samodzielnie dodawać kolejnych użytkowników przypisanych do firmy lub organizacji.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność wcześniejszego ustalenia, kto powinien zostać wskazany jako pierwszy użytkownik i kto będzie odpowiadał za dalsze zarządzanie dostępami w systemie.
Pełnomocnictwo do rejestracji – kiedy będzie potrzebne?
O rejestrację podmiotu w DIWASS może wystąpić tylko osoba upoważniona do jego reprezentowania. Jeżeli dana osoba nie jest uprawniona do samodzielnego działania w imieniu podmiotu, konieczne będzie posiadanie odpowiedniego pełnomocnictwa do reprezentowania podmiotu na potrzeby rejestracji w DIWASS.
Podstawę prawną działania przez pełnomocnika stanowi art. 32 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (dalej nazywany k.p.a.), zgodnie z którym strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania. Z kolei art. 33 § 2 i § 3 k.p.a. wskazuje, że pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu, a pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
To istotna kwestia praktyczna, ponieważ w wielu organizacjach formalności rejestracyjne będą realizowane przez pracowników lub współpracowników, którzy nie są ujawnieni jako osoby uprawnione do reprezentacji firmy.
Wzór pełnomocnictwa do pobrania
Gdzie wysłać pełnomocnictwo?
GIOŚ wskazał, że oryginał pełnomocnictwa wraz z dowodem uiszczenia opłaty należy przesłać do urzędu:
– w przypadku wersji papierowej na adres: ul. Chmielna 132/134, 00-805 Warszawa;
– w przypadku wersji elektronicznej przez e-Doręczenia: AE:PL-67072-24050-IURUS-21
lub na adres e-mail: [email protected].
Co ważne, pełnomocnictwa warto przesyłać z wyprzedzeniem, co może ułatwić sprawne przygotowanie się do rozpoczęcia rejestracji.
Ile wynosi opłata skarbowa?
Opłata skarbowa za pełnomocnictwo wynosi 17 zł. Podstawą prawną jest tutaj część IV załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, przewidująca stawkę 17 zł od dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz jego odpisu, wypisu lub kopii.
Z kolei zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o opłacie skarbowej, obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje z chwilą złożenia dokumentu pełnomocnictwa w organie administracji publicznej albo w innym podmiocie wykonującym zadania z zakresu administracji publicznej.
Pełnomocnictwo papierowe i elektroniczne – który organ jest właściwy?
W przypadku złożenia pełnomocnictwa w formie papierowej właściwy jest organ podatkowy według miejsca złożenia dokumentu. W praktyce, zgodnie z informacją GIOŚ, przy dokumentach składanych do tego organu będzie to Prezydent m.st. Warszawy.
W przypadku pełnomocnictwa papierowego opłatę należy uiścić zgodnie z poniższymi zalecaniami:
Nazwa: Urząd Miasta Stołecznego Warszawy Centrum Obsługi Podatnika
Nr konta: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Tytułem: Opłata skarbowa za pełnomocnictwo + NIP podmiotu, którego dotyczy
Inaczej wygląda sytuacja przy pełnomocnictwie składanym w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Zgodnie z art. 12 ust. 2 pkt 3 lit. a ustawy o opłacie skarbowej właściwym organem podatkowym jest w takim przypadku organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę mocodawcy. Jeżeli w jednym dokumencie pełnomocnictwa wskazano więcej niż jednego mocodawcę, właściwy będzie organ podatkowy ustalany według miejsca zamieszkania albo siedziby tego mocodawcy, który został wskazany w dokumencie jako pierwszy i ma miejsce zamieszkania albo siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
W praktyce oznacza to, że przy pełnomocnictwie elektronicznym przedsiębiorca powinien samodzielnie ustalić właściwy organ podatkowy i wnieść opłatę na odpowiedni rachunek bankowy.
Przykładowo, jeżeli mocodawca ma siedzibę w Poznaniu, a pełnomocnictwo składane jest elektronicznie, opłatę skarbową należy wnieść na rachunek właściwego organu podatkowego, czyli Miasta Poznań. W praktyce oznacza to konieczność dokonania wpłaty na konto Urzędu Miasta Poznania – Wydział Finansowy, Oddział Dochodów Budżetowych, ul. Libelta 16/20, 61-706 Poznań.
Rejestracja testowa nie przejdzie do wersji produkcyjnej
GIOŚ przekazał również ważną informację dla tych podmiotów, które korzystają z wersji testowej systemu. Rejestracje dokonane w wersji testowej nie będą migrowane do wersji produkcyjnej, dlatego konieczne będzie ponowne przeprowadzenie rejestracji.
To ważny sygnał dla firm, które już testują system i mogły zakładać, że wykonane już czynności pozostaną aktualne.
Warto przygotować się wcześniej!
Choć sama rejestracja rozpocznie się 21 kwietnia 2026 r., już teraz warto uporządkować kwestie organizacyjne i formalne. W szczególności dobrze jest ustalić, kto będzie pierwszym użytkownikiem systemu, czy potrzebne będzie pełnomocnictwo oraz jaki organ będzie właściwy do przyjęcia opłaty skarbowej.
Pytanie? Konkretna odpowiedź!
W jaki sposób mogę przygotować się do wejścia systemu DIWASS?
Od 21 maja 2026 r. transgraniczne przemieszczanie odpadów w UE ma być prowadzone w nowym, cyfrowym modelu. DIWASS to nie tylko nowy system informatyczny, ale zmiana całego procesu: dokumentów, ról, potwierdzeń i odpowiedzialności uczestników przemieszczenia.
W praktyce oznacza to, że nie wystarczy sama wiedza o tym, czym jest DIWASS. Trzeba sprawdzić, czy firma jest przygotowana operacyjnie: kto odpowiada za dokumenty, kto powinien mieć dostęp do systemu, czy gotowi są przewoźnicy i partnerzy oraz jak wygląda obieg informacji w całym procesie.
Warto też pamiętać, że DIWASS nie funkcjonuje w oderwaniu od reszty procesu. Znaczenie mają nie tylko działania podejmowane w samym systemie, ale również to, czy prawidłowo ustalono role uczestników przemieszczenia, czy dokumentacja jest spójna, czy klasyfikacja odpadu została właściwie uzasadniona oraz czy firma potrafi wykazać zgodność swoich działań z przepisami na każdym etapie sprawy.
Dlatego warto skorzystać z materiałów przygotowanych przez Kancelarię Ekologiczną, które pomagają przygotować firmę do zmian w sposób praktyczny i uporządkowany.
Pobierz: bezpłatną listę kontrolną DIWASS
Sprawdź: zakres szkolenia o DIWASS i innych zmianach w TPO
Kogo najmocniej dotkną zmiany w transgranicznym przemieszczaniu odpadów obowiązujące od 21 maja 2026 r.?
Zmiany wchodzące w życie 21 maja 2026 r. szczególnie mocno odczują podmioty, które do tej pory działały w mniej sformalizowanym modelu, zwłaszcza uczestnicy transgranicznego przemieszczania odpadów funkcjonujący na podstawie załącznika VII oraz przewoźnicy odpadów. Dla tych grup nowe zasady oznaczają więcej formalności, więcej obowiązków i większą widoczność działań dla organów.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy działający już dziś na podstawie zgłoszeń i zezwoleń mogą podejść do zmian spokojniej. W ich przypadku problemem często nie będzie sama konstrukcja procesu, lecz nowe niuanse, które mogą mieć znaczenie dla poprawności dokumentacji, sprawności prowadzenia sprawy i oceny legalności działania.
Źródło informacji: Główny Inspektorat Ochrony Środowiska, „Rejestracja do DIWASS”. https://www.gov.pl/web/gios/rejestracja-do-diwass
Ustawa z 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2025 poz. 1691)
Art. 32. Strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania.
Art. 33.
§ 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu.
§ 3. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Organ administracji publicznej może w razie wątpliwości zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
Ustawa z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U. z 2025 poz. 1154)
Art. 6.
1. Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje:
4) od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury oraz od jego odpisu, wypisu lub kopii – z chwilą złożenia dokumentu w organie administracji publicznej, sądzie lub podmiocie, o którym mowa w art. 1 ust. 2;
Art. 12.
1. Organem podatkowym właściwym w sprawach opłaty skarbowej jest wójt (burmistrz, prezydent miasta).
3) od złożenia dokumentu, o którym mowa w pkt 2, w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego:
a) organ podatkowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę mocodawcy, a w przypadku udzielenia pełnomocnictwa lub prokury przez więcej niż jednego mocodawcę w jednym dokumencie – organ podatkowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania albo siedzibę mocodawcy wskazanego w tym dokumencie jako pierwszy, który ma miejsce zamieszkania albo siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
