DIWASS (Digital Waste Shipment System) krok po kroku: Jak zarejestrować kolejny podmiot w DIWASS?

W poprzednich publikacjach pokazaliśmy, jak przejść przez pierwsze zgłoszenie podmiotu w DIWASS oraz jak uzyskać upoważnienie do jego reprezentowania. To jednak nie wyczerpuje wszystkich praktycznych scenariuszy, z jakimi spotkają się firmy pracujące w systemie. W tym wpisie omawiamy kolejną, bardzo konkretną sytuację: rejestrację kolejnego podmiotu przez użytkownika, który ma już aktywną rolę w Traces NT i działa w DIWASS w imieniu co najmniej jednego operatora. Wyjaśniamy, jak wygląda ta procedura, czym różni się od ścieżki dla nowych użytkowników i na co zwrócić uwagę, żeby nie popełnić błędu już na etapie wyszukiwania i tworzenia podmiotu.

● Rejestracja podmiotu w DIWASS – nie pierwszy raz
● Logowanie do DIWASS
● Tworzenie nowego podmiotu
● Dlaczego warto wcześniej znać procedurę rejestracji kolejnego podmiotu w DIWASS?
● Podsumowanie

Nie każda rejestracja podmiotu w DIWASS wygląda tak samo. Inna procedura obowiązuje użytkownika, który dopiero zaczyna pracę w systemie, a inna osobę, która ma już aktywną rolę w Traces NT [1] i reprezentuje co najmniej jednego operatora. W tym drugim przypadku możliwe jest złożenie wniosku o rejestrację kolejnego podmiotu bez przechodzenia całej ścieżki przewidzianej dla nowych użytkowników.

DIWASS działa w ramach platformy Traces NT, czyli unijnego środowiska informatycznego Komisji Europejskiej, wykorzystywanego również przez inne systemy administracyjne. Z perspektywy użytkownika oznacza to, że dostęp do DIWASS odbywa się przez konto EU Login, a część uprawnień i ról jest powiązana właśnie z aktywnością w Traces NT. Poniżej pokazujemy, jak krok po kroku zarejestrować kolejny podmiot w DIWASS, jeśli użytkownik ma już jedną lub więcej aktywnych ról w systemie.

Ten artykuł jest dla Ciebie, jeśli:

• masz już aktywną rolę w Traces NT,
• reprezentujesz co najmniej jeden podmiot w DIWASS,
• chcesz zarejestrować kolejnego operatora bez przechodzenia pełnej ścieżki dla nowych użytkowników.

Rejestracja podmiotu w DIWASS – nie pierwszy raz

Ten poradnik jest przeznaczony dla użytkowników, którzy mają już jedną lub więcej aktywnych ról w Traces NT i chcą złożyć wniosek o rejestrację dodatkowego operatora w DIWASS.

To ważne rozróżnienie, ponieważ inna procedura dotyczy osób, które nie mają jeszcze upoważnienia do reprezentowania żadnego operatora w Traces NT. W ich przypadku należy skorzystać z odrębnego samouczka. Opisana tutaj ścieżka przeznaczona jest wyłącznie dla użytkowników już aktywnych w systemie. Jeśli jeszcze nie masz konta, instrukcja została omówiona w publikacji nt. pierwszego zgłoszenia podmiotu w systemie.

Logowanie do DIWASS

Aby rozpocząć, należy zalogować się do systemu DIWASS przez stronę Traces NT:

https://webgate.ec.europa.eu/env-traces/login

Do korzystania z systemu wymagane jest konto EU Login. Po zalogowaniu należy otworzyć menu Actors i wybrać Podmioty.

Najpierw sprawdź, czy podmiot już istnieje

Przed utworzeniem nowego podmiotu DIWASS wymaga sprawdzenia, czy dany podmiot nie został już wcześniej zarejestrowany. Ten etap ma zapobiegać tworzeniu duplikatów w systemie.

W formularzu wyszukiwania należy:

1. wybrać kraj, w którym podmiot ma swoją główną siedzibę statutową,
2. wskazać Waste Shipment Regulation jako Chapter,
3. wybrać Waste Shipment Regulation (WSR) jako Sekcja,
4. wskazać WSR Operator jako Rodzaj aktywności,
5. wpisać nazwę podmiotu lub jego numer identyfikacyjny,
6. kliknąć „Wyszukaj”.

Ważne: Najczęstszym błędem na tym etapie jest utworzenie nowego podmiotu mimo tego, że istnieje on już w systemie. Dlatego przed rozpoczęciem rejestracji zawsze należy dokładnie sprawdzić wyniki wyszukiwania i porównać dane identyfikacyjne.

DIWASS wyświetli listę podmiotów odpowiadających podanym kryteriom.

Jeżeli podmiot znajduje się już na liście, można złożyć wniosek o upoważnienie do jego reprezentowania.

W tym celu należy wybrać podmiot i kliknąć „Złóż wniosek o zezwolenie”. Jeżeli podmiotu nie ma na liście, należy kliknąć „+ Nowy podmiot”.

Tworzenie nowego podmiotu

Dane podmiotu

W pierwszej kolejności należy wpisać nazwę podmiotu i kraj.

Można także dodać dodatkowe informacje kontaktowe, takie jak numer telefonu, adres e-mail czy dane osoby kontaktowej.

Aby dodać kolejne informacje, należy wybrać odpowiedni typ danych i skorzystać z ikony plus.

Adresy

W kolejnym kroku należy wpisać adres podmiotu. Na tym etapie należy użyć tylko jednego adresu. Możliwe jest również podanie współrzędnych.

Ważne: Jeżeli podmiot ma więcej niż jeden adres, może być konieczne zarejestrowanie pozostałych adresów jako lokalizacji.

Identyfikatory operatora

Każdy podmiot musi mieć jeden główny numer identyfikacyjny. Dla większości podmiotów będzie to numer EORI. Jeżeli podmiot go posiada, należy wprowadzić go jako pierwszy i oznaczyć ikoną gwiazdki jako identyfikator główny. Jeżeli podmiot nie posiada numeru EORI i nie ma obowiązku jego posiadania, jako główny identyfikator należy wskazać numer właściwy dla danego państwa. W przypadku polskich podmiotów będzie to:

• NIP – dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w tym spółek cywilnych; w DIWASS należy wybrać etykietę „Numer identyfikacji podatkowej TIN”;
• PESEL – dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej; w DIWASS należy wybrać także etykietę „TIN”.

Niezależnie od tego, czy podmiot posiada numer EORI, polskie podmioty powinny dodatkowo podać NIP albo PESEL. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą powinny również wskazać REGON pod etykietą „Krajowy rejestr przedsiębiorstw” oraz numer BDO pod etykietą „Registration Number”.

Aby dodać główny numer identyfikacyjny, należy:

• wybrać typ identyfikatora,
• wpisać jego wartość,
• oznaczyć go jako identyfikator główny, klikając ikonę gwiazdki.

W zależności od państwa członkowskiego mogą być wymagane także dodatkowe numery identyfikacyjne. W przypadku operatorów z państw trzecich głównym numerem identyfikacyjnym jest zazwyczaj numer EORI. Jeżeli numer EORI nie jest wymagany, należy wpisać numer identyfikacyjny używany w kraju, w którym podmiot ma siedzibę.

Dodatkowe identyfikatory można dodać, wybierając „+ Dodaj identyfikator” i wskazując odpowiedni typ identyfikatora.

Działalność

Po uzupełnieniu podstawowych danych należy kliknąć „+ Add Activity Section” w prawym górnym rogu okna.

Na tym etapie DIWASS może wyświetlić ostrzeżenie, że w systemie istnieją już podmioty o podobnych danych. Jeżeli podmiot wskazany w ostrzeżeniu jest tym samym podmiotem, którego dotyczy rejestracja, nie należy tworzyć nowego wpisu. Zamiast tego trzeba złożyć wniosek o upoważnienie do działania w imieniu istniejącego podmiotu.

Po dodaniu sekcji działalności pod wcześniej uzupełnionymi polami pojawi się nowa część formularza. Należy wtedy:

1. wybrać z listy rozwijanej sekcję „Waste Shipment Regulation (WSR)”,
2. kliknąć „+ Dodaj działalność”,
3. wybrać „WSR operator”.

Jako „Adres” należy wskazać adres wpisany wcześniej. Wybór odbywa się po kliknięciu ikony globu.

Wybór właściwego organu

Kolejnym krokiem jest wybór właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację podmiotu w DIWASS.

W tym celu należy kliknąć „Wyszukaj właściwy organ” w sekcji „Przypisane właściwe organy”. W oknie wyszukiwania można szukać organów według nazwy lub adresu. Dostępne jest także Wyszukiwanie zaawansowane, które pozwala filtrować wyniki według kraju, kodu organu lub roli.

Po zakończeniu wyszukiwania należy wybrać odpowiedni właściwy organ i kliknąć „Wybierz”.

Dla operatorów z UE należy wybrać właściwy organ odpowiedzialny za sprawy związane z przemieszczaniem odpadów w danym państwie członkowskim. Jeżeli istnieje tylko jeden właściwy organ, należy go wskazać. Jeżeli właściwych organów jest kilka, trzeba wybrać organ właściwy zgodnie z zasadami krajowymi.

Dla operatorów z państw trzecich należy wybrać właściwy organ tego kraju, jeżeli korzysta on z DIWASS. Jeśli organ państwa trzeciego nie korzysta z systemu, należy wskazać odpowiedni właściwy organ UE zaangażowany w planowane przemieszczanie.

To pokazuje, że prawidłowe działanie w DIWASS wymaga nie tylko znajomości samego systemu, ale również zrozumienia ról uczestników, właściwego obiegu dokumentów i zasad postępowania w całej sprawie. Właśnie temu służy nasze szkolenie online o DIWASS i innych zmianach w TPO, które będą obowiązywać od 21 maja 2026 r.

Utworzenie podmiotu

Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych pól należy kliknąć „Utwórz” w prawym górnym rogu strony.

Następnie zostanie wyświetlony ekran szczegółów operatora.

Po zatwierdzeniu rejestracji przez właściwy organ użytkownik może działać w DIWASS w imieniu operatora oraz dodawać innych użytkowników upoważnionych do jego reprezentowania.

Dlaczego warto wcześniej znać procedurę rejestracji kolejnego podmiotu w DIWASS?

Prawidłowe zarejestrowanie kolejnego podmiotu w DIWASS pozwala uniknąć duplikatów, błędów formalnych i opóźnień w dalszej obsłudze sprawy. Dla firm, które działają w imieniu więcej niż jednego operatora, to jedna z podstawowych procedur, którą warto mieć dobrze uporządkowaną.
Jeżeli chcesz uporządkować przygotowanie firmy do DIWASS, warto przejść nie tylko przez procedury rejestracyjne z wyprzedzeniem i sprawdzić, czy role, dane podmiotów i ścieżka reprezentacji są prawidłowo ustawione. Konieczne jest także sprawdzenie:

• klasyfikacji przemieszczeń i dokumentów,
• dostępu do systemu,
• gotowości przewoźników, partnerów i instalacji,
• organizacji dokumentów, kontroli transportu i działań po dostawie.

Zespół Kancelarii Ekologicznej przygotował listę 10 kluczowych pytań, które pomagają uporządkować role, dokumenty, dostęp do systemu i gotowość uczestników procesu przed 21 maja 2026 r. Bezpłatną listę kontrolną można pobrać tutaj: https://diwass.przemyslisrodowisko.pl/checklista

Podsumowanie

Jeżeli użytkownik ma już aktywną rolę w Traces NT, rejestracja kolejnego podmiotu w DIWASS odbywa się według procedury przeznaczonej dla osób już działających w systemie. Kluczowe znaczenie ma tutaj wcześniejsze sprawdzenie, czy podmiot nie został już zarejestrowany, a następnie poprawne uzupełnienie danych identyfikacyjnych, adresowych i informacji dotyczących działalności.
Po przejściu wszystkich etapów i zatwierdzeniu rejestracji przez właściwy organ możliwe jest dalsze działanie w DIWASS w imieniu operatora, a także dodawanie kolejnych użytkowników do jego reprezentowania. Dobrze przygotowany formularz i uważny wybór właściwego organu pozwalają uniknąć błędów i sprawnie przejść przez całą procedurę.

Opracowanie: Zespół Kancelarii Ekologicznej na bazie informacji podanych przez Komisję UE i GIOŚ

Pytanie? Konkretna odpowiedź!

Co to jest Traces NT?

Traces NT to unijny system informatyczny Komisji Europejskiej, w którym rejestruje się użytkowników i podmioty oraz uzyskuje dostęp do modułów obsługujących określone procedury. W kontekście DIWASS to właśnie w środowisku Traces NT użytkownik działa w imieniu podmiotu i wykonuje kolejne kroki związane z rejestracją oraz obsługą spraw.

Dlaczego warto wcześniej znać procedurę rejestracji kolejnego podmiotu w DIWASS?

Prawidłowe zarejestrowanie kolejnego podmiotu w DIWASS pozwala uniknąć duplikatów, błędów formalnych i opóźnień w dalszej obsłudze sprawy. Dla firm, które działają w imieniu więcej niż jednego operatora, to jedna z podstawowych procedur, którą warto mieć dobrze uporządkowaną.