DIWASS krok po kroku: Jak uzyskać upoważnienie do reprezentowania kolejnego podmiotu w Traces NT?

Nie każdy wniosek o upoważnienie w DIWASS dotyczy użytkownika, który dopiero zaczyna pracę w systemie. Często z takiej procedury korzystają osoby, które mają już aktywny dostęp do reprezentowania co najmniej jednego podmiotu w Traces NT i chcą uzyskać upoważnienie do działania w imieniu kolejnego podmiotu, który jest już zarejestrowany w DIWASS.
To ważne rozróżnienie, ponieważ sposób złożenia wniosku wygląda inaczej niż w przypadku użytkownika, który nie ma jeszcze żadnej aktywnej funkcji w Traces NT. W tym wpisie pokazujemy, jak krok po kroku przejść przez procedurę dla użytkownika już aktywnego w systemie: od logowania, przez wybór nowej funkcji, aż po złożenie wniosku o upoważnienie do reprezentowania dodatkowego podmiotu

Co istotne, wszystkie działania podejmowane na tym etapie tj. zakładanie kont i uzyskiwanie upoważnienia, odbywają się obecnie w środowisku testowym [1], którego funkcjonowanie jest nadal dopracowywane przez GIOŚ. Docelowo DIWASS (Digital Waste Shipment System) ma zacząć obowiązywać od 21 maja 2026 r., dlatego warto już teraz poznać środowisko testowe i przejść kolejne kroki z wyprzedzeniem, aby nie opóźnić działań tuż przed pierwszą wysyłką.

● Kto powinien skorzystać z tej procedury?
● Logowanie do systemu DIWASS
● Jak złożyć wniosek o upoważnienie?
● Kto zatwierdza wniosek?
● Kiedy można działać w imieniu podmiotu?
● Podsumowanie

Kto powinien skorzystać z tej procedury?

Ten sposób postępowania jest przeznaczony dla użytkowników, którzy mają już dostęp do reprezentowania co najmniej jednego podmiotu w Traces NT i chcą złożyć wniosek o upoważnienie do reprezentowania dodatkowego podmiotu, który został już wcześniej zarejestrowany w DIWASS.
Warto pamiętać, że DIWASS działa w oparciu o platformę Traces NT, podobnie jak inne systemy informatyczne Komisji Europejskiej. Oznacza to, że uprawnienia użytkownika oraz możliwość reprezentowania podmiotów są powiązane z profilem w tym środowisku.
Jeżeli użytkownik nie ma jeszcze upoważnienia do reprezentowania żadnego podmiotu w Traces NT, obowiązuje go inna procedura, opisana w odrębnym materiale. Ten poradnik dotyczy wyłącznie sytuacji, w której użytkownik ma już aktywną funkcję i chce rozszerzyć swoje uprawnienia o kolejny podmiot. Jeśli nie reprezentujesz jeszcze żadnego podmiotu to skorzystaj z tej instrukcji.

Logowanie do systemu DIWASS

Procedurę rozpoczyna się od zalogowania do DIWASS za pośrednictwem platformy Traces NT:

https://webgate.ec.europa.eu/env-traces/login

Aby uzyskać dostęp do systemu, użytkownik musi posiadać konto EU Login. Po zalogowaniu należy kliknąć swój adres e-mail w prawym górnym rogu strony, a następnie wybrać opcję „Edytuj swój profil”.

Po przejściu do profilu trzeba przewinąć stronę w dół do sekcji „Twoje funkcje”. To właśnie tam widoczna jest lista wszystkich operatorów, których użytkownik jest już upoważniony reprezentować w Traces NT.

Podmioty aktywne w DIWASS są oznaczone etykietą WSR operator WSR.

Aby złożyć wniosek o upoważnienie do reprezentowania kolejnego podmiotu, należy kliknąć „Wniosek o nową funkcję”, a następnie wybrać „podmiot”.

Wyszukanie istniejącego podmiotu

Po wybraniu nowej funkcji otworzy się ekran wyboru istniejącego podmiotu.

W formularzu wyszukiwania należy uzupełnić podstawowe dane podmiotu:

• wybrać kraj, w którym podmiot ma siedzibę,
• wskazać „Waste Shipment Regulation” jako Chapter,
• wybrać „Waste Shipment Regulation WSR” jako Sekcja,
• wskazać „WSR operator” jako Rodzaj aktywności,
• wpisać nazwę podmiotu lub jego numer identyfikacyjny,
• kliknąć „Wyszukaj”.

Po zatwierdzeniu formularza DIWASS wyświetli listę operatorów pasujących do podanych kryteriów. Na tym etapie warto upewnić się, że wybrany został właściwy podmiot, ponieważ dalszy wniosek będzie dotyczył właśnie jego reprezentowania w DIWASS.

Jeśli na liście wyników znajduje się właściwy operator, trzeba go wybrać i następnie użyć opcji „Złóż wniosek o zezwolenie”, dostępnej w prawym górnym rogu strony.

Jak złożyć wniosek o upoważnienie?

Jeżeli na liście znajduje się właściwy podmiot, należy go zaznaczyć, a następnie kliknąć „Złóż wniosek o zezwolenie” w prawym górnym rogu strony.

Po tej czynności system otworzy okno pop-up.

W tym miejscu można dodać wiadomość do właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację podmiotu. Jest to element opcjonalny, ale czasem warto z niego skorzystać, aby krótko wyjaśnić powód składania wniosku albo doprecyzować okoliczności ubiegania się o upoważnienie do reprezentowania operatora.

Warto też zwrócić uwagę, że ta wiadomość trafia nie tylko do właściwego organu odpowiedzialnego za rejestrację podmiotu, lecz także do wszystkich użytkowników głównych (master users) upoważnionych już do reprezentowania podmiotu w DIWASS.

Kto zatwierdza wniosek?

To jeden z najważniejszych elementów tej procedury i zarazem jedna z różnic względem pierwszego wniosku o upoważnienie dla danego podmiotu.

Właściwy organ odpowiada za zatwierdzenie pierwszego wniosku o upoważnienie dla podmiotu w DIWASS.

Natomiast wszystkie kolejne wnioski o upoważnienie są zatwierdzane przez użytkowników głównych (master users), którzy są już upoważnieni do reprezentowania tego podmiotu.

Po wysłaniu wniosku użytkownik zobaczy komunikat potwierdzający jego złożenie. Od tego momentu pozostaje oczekiwać na akceptację.

Kiedy można działać w imieniu podmiotu?

Możliwość działania w imieniu operatora pojawia się dopiero po zatwierdzeniu wniosku o upoważnienie. Dopiero od tego momentu użytkownik może reprezentować podmiot w DIWASS i wykonywać w systemie dalsze czynności wynikające z przyznanych mu uprawnień.

Podsumowanie

Jeżeli użytkownik ma już aktywny dostęp do reprezentowania co najmniej jednego podmiotu w Traces NT, złożenie wniosku o upoważnienie do reprezentowania kolejnego podmiotu w DIWASS odbywa się przez profil użytkownika i sekcję „Twoje funkcje”. W praktyce oznacza to, że nie zaczyna się od braku roli w systemie, lecz od rozszerzenia już posiadanych uprawnień.
Najważniejsze kroki w tej procedurze to zalogowanie się do DIWASS, wybranie opcji wniosku o nową funkcję, wyszukanie właściwego podmiotu i złożenie wniosku o upoważnienie. Trzeba też pamiętać, że pierwszy wniosek dla danego podmiotu zatwierdza właściwy organ, a kolejne – użytkownicy główni (master users) już upoważnieni do jego reprezentowania. Po uzyskaniu akceptacji użytkownik może działać w DIWASS w imieniu dodatkowego podmiotu.

Opracowanie: Zespół Kancelarii Ekologicznej na bazie informacji podanych przez Komisję UE i GIOŚ

Pytanie? Konkretna odpowiedź!

Jakie dokumenty będą przekazywane przez DIWASS?

Za pośrednictwem DIWASS obowiązkowo będą przekazywane dokumenty zarówno w ramach procedury uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody (tzw. notyfikacji), jak i w ramach procedury informowania. W przypadku notyfikacji będą to: dokument zgłoszenia, wszystkie dodatkowe informacje i dokumenty wymagane zgodnie z załącznikiem II do rozporządzenia (UE) 2024/1157, cała korespondencja pomiędzy zgłaszającym a właściwymi organami w ramach postępowania dotyczącego udzielenia zezwolenia na zgłoszone przemieszczenie, decyzje właściwych organów dotyczące zgłoszonego przemieszczenia oraz dokumenty przesyłania dotyczące poszczególnych transportów.

W ramach procedury informowania, o której mowa w art. 18 rozporządzenia (UE) 2024/1157, przez DIWASS przekazywane będą natomiast formularz określony w załączniku VII do rozporządzenia (UE) 2024/1157 oraz umowa pomiędzy osobą, która organizuje przemieszczenie, a odbiorcą, o której mowa w art. 18 ust. 10 tego rozporządzenia.
W praktyce oznacza to, że DIWASS będzie narzędziem do prowadzenia całej dokumentacji związanej z transgranicznym przemieszczaniem odpadów, a pełna lista informacji i dokumentów przekazywanych za jego pośrednictwem została wskazana w art. 27 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2024/1157.

Czy dotychczasowe zezwolenia wydane na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1013/2006 pozostają ważne?

Tak. Zezwolenia wydane na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1013/2006 zachowują ważność przez okres, na jaki zostały wydane. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności czasowej w zakresie realizacji przemieszczeń objętych takim zezwoleniem.

WAŻNE: Należy pamiętać, że ostateczny odzysk odpadów przemieszczonych na podstawie tych zezwoleń musi zakończyć się najpóźniej do 20 maja 2027 r., jeżeli instalacja odbiorcy nie jest objęta zezwoleniem wstępnym, albo do 20 maja 2029 r., jeżeli instalacja odbiorcy jest objęta takim zezwoleniem. W praktyce oznacza to, że mimo zachowania ważności dotychczasowych zezwoleń, kluczowe znaczenie mają również terminy końcowe dotyczące zakończenia odzysku odpadów.

Czy w DIWASS będzie można ręcznie wpisać dane uczestników przemieszczenia?

Nie. Podczas wypełniania dokumentu zgłoszenia, dokumentu przesyłania lub formularza z załącznika VII system nie będzie pozwalał na ręczne wpisywanie danych podmiotów uczestniczących w przemieszczeniu. Dane te będzie można wprowadzać wyłącznie przez wybór z listy rozwijanej.

W praktyce oznacza to, że aby dany podmiot mógł zostać wskazany w dokumentach obsługiwanych w DIWASS, musi wcześniej zostać zarejestrowany w systemie. Bez wcześniejszej rejestracji nie będzie możliwe jego wybranie, a tym samym prawidłowe przygotowanie dokumentacji związanej z przemieszczeniem.