W każdym postępowaniu administracyjnym kluczową rolę odgrywają terminy. To one determinują obowiązki, ale również prawa zarówno stron postępowania, jak i organów administracji publicznej. Podstawą prawną, która wyznacza zasady obliczania terminów, a jednocześnie określa konsekwencje ich naruszenia jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572), zwany dalej ustawą k.p.a. [1]. Znajomość terminów wyrażonych w ustawie k.p.a. ma istotne znaczenie dla stron postępowania administracyjnego, nie tylko wpływa na jego efektywność oraz skuteczność, ale i ułatwia komunikację pomiędzy stronami a organami administracji publicznej.
Co o terminach mówi Kodeks postępowania administracyjnego?
W zależności od charakteru sprawy przepisy przewidują różne terminy, zawarte w art. 35 ustawy k.p.a. [2]. Co do zasady rozstrzygnięcie każdej sprawy administracyjnej powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, przy czym:
- Sprawy, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę, w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane urzędowi lub możliwe do ustalenia na podstawie danych, które posiada organ, powinny być załatwione niezwłocznie.
- Postępowanie administracyjne wymagające postępowania wyjaśniającego powinny zostać załatwione nie później niż w ciągu miesiąca.
- Sprawy szczególnie skomplikowane to czas do 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania.
- Sprawy w postępowaniu odwoławczym powinny zostać załatwione w ciągu miesiąca od dnia doręczenia odwołania.
Co wpływa na wydłużenie terminu w postępowaniu administracyjnym?
Różne czynniki mogą wpłynąć na wydłużenie terminu w postępowaniu administracyjnym. To np.:
Skomplikowany charakter sprawy
Może skutkować potrzebą zebrania większej ilości dowodów lub uzyskania dodatkowych wyjaśnień, co uniemożliwi zachowanie terminu. Wówczas organ administracji publicznej może wydłużyć czas rozpatrywania sprawy.
Braki formalne we wniosku
Zatrzymują one bieg sprawy, a organ wzywa wnioskodawcę do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. W przypadku braku możliwości uzupełnienia braków formalnych w wyznaczonym przez organ terminie, wnioskodawca może zawiesić postępowanie, co z jednej stronie daje mu czas na naprawienie błędów, z drugiej zaś wydłuża całe postępowanie administracyjne.
Współuczestnictwo innych organów a postępowanie administracyjne
Współuczestnictwo innych organów w postępowaniu administracyjnym bywa niezbędne w niektórych sprawach. Zgodnie z art. 106 ustawy k.p.a. organ prowadzący postępowanie administracyjne zobowiązany jest wówczas zwrócić się o opinię lub zgodę do innego organu lub organów. Współdziałanie pomiędzy organami administracji publicznej może wydłużyć przebieg całego postępowania [3].
Co istotne, zgodnie z art. 36 ustawy k.p.a. – organ zobowiązany jest powiadomić strony o przedłużeniu postępowania i braku możliwości zachowania terminu. Informacja ta musi także w sobie zawierać przyczynę zwłoki, nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczenie o prawie do wniesienia ponaglenia [4].
Jak liczyć termin w postępowaniu administracyjnym?
Jedną sprawą są wyznaczone i określone prawem terminy, drugą zaś sposób ich liczenia. Pomyłka o jeden dzień może nieść ze sobą bolesne konsekwencje. Obliczanie terminów w postępowaniu administracyjnym wyznacza ustawa k.p.a. Elementy, na które warto zwrócić szczególną uwagę, to:
Rozpoczęcie biegu terminu
Termin rozpoczyna swój bieg w dniu następnym po doręczeniu lub wystąpieniu zdarzenia, co określa §1 art. 57 ustawy k.p.a. [5].
Obliczanie końca terminu
W przypadku, jeśli termin jest liczony w dniach, należy liczyć pełne dni kalendarzowe (czyli od dnia następnego po doręczeniu lub zdarzeniu) [5].
Jeśli termin jest liczony w tygodniach i zaczyna się przykładowo w poniedziałek, to kończy się także w poniedziałek następnego lub kolejnego tygodnia w zależności od wyznaczonej terminem liczby tygodni [6].
Terminy liczone w miesiącach kończą się tego samego dnia, którego się zaczynają, np. początek miesięcznego biegu terminu w dniu 20 października, oznacza jego koniec w dniu 20 listopada. Warto zapamiętać, że początek terminu w dniu 31 marca, oznacza koniec w dniu 30 kwietnia (ponieważ kwiecień ma tylko 30 dni) [7].
Roczny termin upływa tego samego dnia kalendarzowego roku następnego co data początkowa biegu procedury, np. początek 20 października 2024 r. oznacza koniec terminu w dniu 20 października 2025 r. [8].
Gdy termin upływa w dniu wolnym od pracy
Zgodnie z art. 57 §4 ustawy k.p.a. jeżeli koniec terminu do wykonania czynności przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy lub na sobotę, termin upływa następnego dnia, który nie jest dniem wolnym od pracy ani sobotą [1].
Wykonanie czynności w wyznaczonym czasie oznacza, że [9]:
- nadawca wysłał pismo na adres do doręczeń elektronicznych organu i otrzymał dowód otrzymania,
- pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej wyznaczonej ustawą operatora lub placówce pocztowej operatora świadczącego usługi powszechne w innym kraju członkowskim UE,
- nadawca złożył pismo w: polskim urzędzie konsularnym, dowództwie jednostki wojskowej, administracji zakładu karnego lub kapitanowi statku.
Podsumowanie
Terminy w każdym postępowaniu administracyjnym to kwestia kluczowa dla stron. Wiedza o sposobach naliczania terminów i obowiązujących zasad określonych w ustawie k.p.a. pozwala zarówno zaplanować działania, jak i skutecznie dochodzić swoich praw. Znajomość sposobu liczenia terminów ustalonych w ustawie k.p.a. pozwala uniknąć błędów i sprawia, że postępowanie administracyjne staje się dla strony bardziej zrozumiałe i przewidywalne. Ułatwia ona także pomiędzy stroną a organem administracji publicznej.
Chcesz wiedzieć więcej? Mamy odpowiednie szkolenie z podstaw postępowania administracyjnego. Bo warto wiedzieć!
Pytanie? Konkretna odpowiedź!
Co w obliczaniu terminu oznacza zwrot „bez względnej zwłoki”?
W prawodawstwie „bez zbędnej zwłoki” oznacza nic innego jak „w możliwie jak najszybszym czasie”. Nie oznacza to, że organy publiczne mają rozpatrzyć sprawę natychmiast. Zobowiązuje je to jednak do działania w jak najszybszym możliwym czasie.
[1] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[2] Art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
§ 1. Organy administracji publicznej obowiązane są załatwiać sprawy bez zbędnej zwłoki.
§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.
§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.
§ 3a. Załatwienie sprawy w postępowaniu uproszczonym powinno nastąpić niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od dnia wszczęcia postępowania.
§ 4. Przepisy szczególne mogą określać inne terminy niż określone w § 3 i 3a.
§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów doręczania z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, o której mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 285, 1860 i 2699), okresów zawieszenia postępowania, okresu trwania mediacji oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo przyczyn niezależnych od organu.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[3] Art. 106 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
§ 1. Jeżeli przepis prawa uzależnia wydanie decyzji od zajęcia stanowiska przez inny organ (wyrażenia opinii lub zgody albo wyrażenia stanowiska w innej formie), decyzję wydaje się po zajęciu stanowiska przez ten organ.
§ 2. Organ załatwiający sprawę, zwracając się do innego organu o zajęcie stanowiska, zawiadamia o tym stronę.
§ 3. Organ, do którego zwrócono się o zajęcie stanowiska, obowiązany jest przedstawić je niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia doręczenia mu żądania, chyba że przepis prawa przewiduje inny termin.
§ 4. Organ obowiązany do zajęcia stanowiska może w razie potrzeby przeprowadzić postępowanie wyjaśniające.
§ 5. Zajęcie stanowiska przez ten organ następuje w drodze postanowienia, na które służy stronie zażalenie.
§ 6. W przypadku niezajęcia stanowiska w terminie określonym w § 3 stosuje się przepisy art. 36–38, przy czym organ obowiązany do zajęcia stanowiska niezwłocznie informuje organ załatwiający sprawę o wniesieniu ponaglenia.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[4] Art. 36 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
§ 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie organ administracji publicznej jest obowiązany zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki, wskazując nowy termin załatwienia sprawy oraz pouczając o prawie do wniesienia ponaglenia.
§ 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[5] Art. 57 §1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
Jeżeli początkiem terminu określonego w dniach jest pewne zdarzenie, przy obliczaniu tego terminu nie uwzględnia się dnia, w którym zdarzenie nastąpiło. Upływ ostatniego z wyznaczonej liczby dni uważa się za koniec terminu.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[6] Art. 57 §2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
Terminy określone w tygodniach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim tygodniu, który nazwą odpowiada początkowemu dniowi terminu.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[7] Art. 57 §3 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
Terminy określone w miesiącach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim miesiącu, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[8] Art. 57 §3a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
Terminy określone w latach kończą się z upływem tego dnia w ostatnim roku, który odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim roku nie było – w dniu poprzedzającym bezpośrednio ten dzień.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
[9] Art. 57 §5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j.Dz. U. z 2024 r. poz. 572) brzmi:
Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało:
1) wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych;
2) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe albo placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej albo państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stronie umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym;
3) złożone w polskim urzędzie konsularnym;
4) złożone przez żołnierza w dowództwie jednostki wojskowej;
5) złożone przez członka załogi statku morskiego kapitanowi statku;
6) złożone przez osobę pozbawioną wolności w administracji zakładu karnego.
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19600300168/U/D19600168Lj.pdf [dostęp: 21-10-2024]
